Kontrola dotacji oświatowych – na co zwracać uwagę? Upoważnienie i protokół

Upoważnienie do kontroli dotacji oświatowych i protokół z kontroli - ważne sprawy
Upoważnienie do kontroli dotacji oświatowych i protokół z kontroli – ważne sprawy [fot. shutterstock/Chokniti-Studio]

WSA w Krakowie uznał nieważność zapisu uchwały rady gminy, który przewidywał możliwość prowadzenia kontroli przez podmiot zewnętrzny. Sąd uznał, że kontrola sposobu pobrania i wydatkowania dotacji może być prowadzona wyłącznie przez pracowników urzędu. Nie może ona być prowadzona przez firmy audytowe, czy osoby prywatne, które nie są pracownikami tego konkretnego urzędu. Jakie skutki niesie za sobą kontrola przeprowadzana przez osoby nieuprawnione i jak ważny jest dla kontrolujących i kontrolowanych protokół kontroli? Wyjaśnia mec. Beata Patoleta – specjalistka ds. prawnego wsparcia szkół i przedszkoli w całej Polsce.

W tym artykule:
Tylko pracownicy urzędu mogą przeprowadzać kontrolę dotacji
Organy stanowiące muszą działać na podstawie i w granicy prawa
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych ma TYLKO organ dotujący
Kontrola przeprowadzana przez podmiot zewnętrzny – przekroczenie kompetencji
Brak właściwego upoważnienia? Nie można powołać się na wyniki!
Naruszenie przepisów dotyczących upoważnień
Kontrola dotacji i protokół. Niedpouszczalne jest działanie z pominięciem pełnomocnika
Protokół kontroli dotacji oświatowych – co zawiera i czy jest ważny?
Prawo do złożenia zastrzeżeń do protokołu kontroli – ochrona kontrolowanego
Kontrola niezgodna z przepisami? Dowody nie mogą stanowić podstawy rozstrzygnięcia sprawy!

– – – – – – – – – – – – – – –
SZKOLENIE 15.06.2023 godz. 17.00
>>> Windykacja zaległości od rodziców.
>>> Nowelizacja kodeksu pracy 2023 – praca zdalna, wypowiedzenia, urlopy, kontrola trzeźwości
Mecenas Beata Patoleta i mecenas Julia Malinowska-Kurpios przedstawią zasady odzyskiwania zaległości finansowych od rodziców w placówkach oświatowych oraz szczegółowo omówią zmiany w kodeksie pracy istotne z punktu widzenia organów prowadzących i dyrektorów szkół i przedszkoli.
Tematyka i zapisy na szkolenie >>>

– – – – – – – – – – – – – – –

Tylko pracownicy urzędu mogą przeprowadzać kontrolę dotacji

Wyrok stanowi potwierdzenie dotychczas prezentowanego przez nas stanowiska. Ma to dla Państwa istotne znaczenie. Jeśli otrzymujecie Państwo upoważnienie do prowadzenia kontroli i widzicie, że w upoważnieniu wskazana jest osoba, która nie jest pracownikiem samorządowym, to kontrola z udziałem takiej osoby odbyć się nie może! Niestety dość często zdarza się, że rady gmin wprowadzają do uchwał zapis, że osobą upoważnioną do przeprowadzenia kontroli jest podmiot zewnętrzny. Taki zapis stanowi przekroczenie upoważnienia wyrażonego w ustawie i jednocześnie narusza przepisy ustawy o samorządzie!

Więcej na ten temat:
Kto może przeprowadzać kontrolę wydatkowania dotacji z ramienia gminy

Organy stanowiące muszą działać na podstawie i w granicy prawa

Kompetencja do uregulowania jakiegoś zagadnienia przez rade gminy czy radę miasta musi wynikać bezpośrednio i wprost z normy prawnej, a nie może być wywodzona i nadinterpretowana. Organ, odmiennie od podmiotu prywatnego, osoby fizycznej, działa wyłącznie na podstawie i w granicy prawa z poszanowaniem zasady praworządności. Organ stanowiący, czyli właśnie rada gminy, miast czy powiatu, otrzymuje upoważnienie, wyrażone w ustawie, a konkretnie w treści art. 38 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, do uregulowania w uchwale trybu udzielania i rozliczania dotacji, oraz trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania. Ustawodawca, udzielając w treści tego przepisu upoważnienia, nie pozostawił swobody w określaniu uchwałą podmiotów, które kontrolę mogą prowadzić. Wręcz przeciwnie, wskazał, co wyraźnie wynika z treści art. 36 ust. 1, że Organ dotujący, i tylko on, może kontrolować prawidłowość pobrania i wykorzystania dotacji!

Jak przygotować się do kontroli dotacji oświatowych? Radzi mec. Beata Patoleta

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych ma TYLKO organ dotujący

W ustępie 4 ustawodawca udzielił upoważnienia do przetwarzania danych osobowych TYLKO organowi dotującemu. Trudno wyobrazić sobie kontrolę, w której kontrolujący, nie mając upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, dane te przetwarza. Państwo, jako administratorzy tych danych, nie macie formalnie możliwości udostępnienia takiej osobie dokumentów! Upoważnienie ustawodawcy wrażone w treści art. 38 dotyczy zatem uregulowania uchwałą wyłącznie trybu i zakresu kontroli, a z trybem, jak wskazał Sąd, nie można utożsamiać sposobu reprezentacji organu wykonawczego gminy. Zwłaszcza, że stosownie do treści art. 38 kontroli dokonuje przecież organ wykonawczy.

Środki z dotacji oświatowych na wiosenne porządki na terenie szkoły, przedszkola

Kontrola przeprowadzana przez podmiot zewnętrzny – przekroczenie kompetencji

Z tych względów wprowadzenie do uchwały zapisu zezwalającego na prowadzenie kontroli przez podmioty zewnętrzne stanowi przekroczenie kompetencji rady gminy i dlatego przepis ten został uznany za nieważny.

Brak właściwego upoważnienia? Nie można powołać się na wyniki!

Ważne jest, kto prowadzi kontrolę. Protokół bowiem może, w niektórych sytuacjach, mieć istotne znaczenie. WSA w Krakowie już w wyroku z dnia 4 lutego 2014 r., sygn. akt. I SA/Kr 1927/13 stwierdził, iż konsekwencją braku prawidłowego upoważnienia jest brak możliwości powoływania się na ustalenia wynikające z protokołu kontroli. Nie jest również dopuszczalne posługiwanie się dowodami pozyskanymi w toku kontroli przeprowadzonej przez nieupoważnionych pracowników. Dowody takie nie mogłyby posłużyć do ustalenia stanu faktycznego, a tym samym nie mogły stanowić podstawy rozstrzygnięcia. Szkoda Państwa czasu dla prowadzenia czynności przez podmiot nieuprawniony, czynności, z których i tak nic nie wynika!

Nowy oddział jednostki oświatowej w ramach jednej jednostki samorządu terytorialnego

Naruszenie przepisów dotyczących upoważnień

W tym zakresie dochodzi do naruszenia przepisów dotyczących upoważnień, które to naruszenie miało wpływ na wynik sprawy. W konsekwencji dochodzi do naruszenia art. 7, art. 77 § 1, art. 107 i art. 80 k.p.a. poprzez uznanie za udowodnione okoliczności niepopartych prawidłowo przeprowadzonymi dowodami. W innym bowiem wyroku Wojewódzki Sąd Administracyjny w sprawie I SA/Kr 265/21 jasno wskazał Przepisy uchwały określają tryb (procedurę) przeprowadzenia kontroli, natomiast w kwestiach nieuregulowanych w tej procedurze znajdują zastosowanie przepisy k.p.a., gdyż kontrola dotyczy niepodatkowych należności budżetowych określonych w art. 60 u.f.p.

Kontrola dotacji i protokół. Niedpouszczalne jest działanie z pominięciem pełnomocnika

W tym miejscu należy także wspomnieć, że niedopuszczalne jest działanie z pominięciem ustanowionego pełnomocnika. Często zdarza się tak, że ustanawiacie mnie Państwo swoim pełnomocnikiem, a kontrolujący i tak zwraca się bezpośrednio do Państwa. Takie zwrócenie się do Państwa z pominięciem pełnomocnika nie będzie miało znaczenia, bowiem czynności dokonane z pominięciem pełnomocnika winny być uznane za nieważne. W myśl art. 40 § 2 k.p.a., jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Zatem od momentu ustanowienia pełnomocnika organ, w zależności od zakresu tego pełnomocnictwa, powinien dokonywać czynności z pełnomocnikiem ze skutkiem prawnym dla strony postępowania.

Sprzedaż, przekazanie szkoły lub przedszkola innemu organowi prowadzącemu. Krok po kroku

Protokół kontroli dotacji oświatowych – co zawiera i czy jest ważny?

Protokół kontroli jest dokumentem urzędowym, który stanowi dowód na okoliczności w nim stwierdzone (art. 76 § 1 k.p.a.), jednak pod warunkiem, że został sporządzony zgodnie z obowiązującymi przepisami. Najczęściej uchwały wskazują, że po przeprowadzonej kontroli, kontrolujący sporządza protokół, którego jeden egzemplarz przekazuje organowi prowadzącemu. Zatem do sporządzania protokołu kontroli znajdą zastosowanie przepisy m.in. art. 68 i art. 70 k.p.a. W myśl art. 68 § 1 k.p.a, protokół sporządza się tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby. Zgodnie z art. 68 § 2 k.p.a. protokół odczytuje się wszystkim osobom obecnym, biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny następnie protokół podpisać. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby należy omówić w protokole. Jeśli sporządzonego protokołu kontroli nie przedstawiono kontrolowanemu do podpisu, a następnie na podstawie tego protokołu wydano decyzję, to takie działanie organu nie tylko narusza art. 68 § 2 k.p.a., ale również art. 75 § 1 i art. 76 § 1 k.p.a.

Dotacje na inwestycje i remonty w szkołach i przedszkolach 2023. Wnioski od 8 maja 2023

Prawo do złożenia zastrzeżeń do protokołu kontroli – ochrona kontrolowanego

WSA w Krakowie wskazał również, że prawo do złożenia zastrzeżeń do protokołu kontroli, ma zagwarantować ochronę praw podmiotu kontrolowanego. W dokumencie tym kontrolowany może, w krótkim czasie po zakończeniu kontroli, kwestionować ustalenia dokonane podczas kontroli. Kontrolowanemu powinien być przekazany kompletny protokół ze wszystkimi załącznikami, nawet w sytuacji, gdy załącznikami były dokumenty, które są znane kontrolowanemu.

Kontrola niezgodna z przepisami? Dowody nie mogą stanowić podstawy rozstrzygnięcia sprawy!

Z powyższego wynika, że jeśli protokół nie jest sporządzony zgodnie z przepisami prawa, kontrola prowadzona była przez osobę nieuprawnioną, albo protokół nie został doręczony stronie, to dowody takie nie mogą posłużyć do ustalenia stanu faktycznego w sprawie, a tym samym nie mogą stanowić podstawy rozstrzygnięcia.

Zapraszamy na nasz fanpage, kanał na YouTubeprofil na instagramie