Jak przygotować się do kontroli dotacji oświatowych? Radzi mec. Beata Patoleta

Jak przygotować się do kontroli dotacji oświatowych?
Jak przygotować się do kontroli dotacji oświatowych? [fot.shutterstock/Vitalii Vodolazskyi]

Mecenas Beata Patoleta wyjaśnia jak przygotować się do kontroli prawidłowości pobrania i wydatkowania dotacji oświatowych i daje kilka przydatnych rad, które ułatwią kontrolę – „Warto do każdej faktury, aby nie pokazywać wyciągu z rachunku bankowego, przygotować potwierdzenia przelewu”. Sprawdź, na co zwracać szczególną uwagę, czego kontrolujący mogą wymagać, a co jest z ich strony nadużyciem. Zasady prowadzenia kontroli powinny być uregulowane szczegółowo w gminnej uchwale trybowej dotyczącej ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji oraz trybu przeprowadzania kontroli. Jak wygląda to w praktyce?

W tym artykule:
Nikt nie lubi być kontrolowany — jak przetrwać kontrolę dotacji oświatowych?
Kontrola dotacji. Warto znać swoje prawa i obowiązki
Nie wykonujcie Państwo pracy za kontrolujących dotacje oświatowe
Zasady kontroli powinny być uregulowane w uchwale trybowej gminy
Nieuprawnione zapisy w gminnych uchwałach
Uprawnienia kontrolującego dotacje oświatowe
Kontrola poza placówką i dostarczanie kopii dokumentów
Porady mec. Beaty Patolety dotyczące przygotowania się do kontroli
Na potrzeby kontroli dotacji TYLKO rachunki, faktury rozliczane dotacją!
Kontrolujący dotacje rzadko znają podstawę programową

NASZE  SZKOLENIA
– – – – – – – – – – – – – – –
Efektywne wydatkowanie i prawidłowe rozliczanie dotacji oświatowych
Termin:
18 kwietnia 2024 godz. 16.00
Zakres: Optymalizacja zarządzania środkami z dotacji i rozliczanie wydatków
Zapisy: Wydatkowanie i rozliczanie dotacji >>>
– – – – – – – – – – – – – – –
Organizacyjne aspekty funkcjonowania niesamorządowej jednostki oświatowej
Termin:
24 kwietnia 2024 godz. 16.00
Zakres: Etaty specjalistów, oddziały integracyjne, dni wolne, dotacje, czesne
Zapisy: Funkcjonowanie placówki niesamorządowej >>>
– – – – – – – – – – – – – – –
Standardy ochrony małoletnich w jednostkach oświatowych 2024. Wzór dokumentu
[Dostęp do nagrania szkolenia]

Zapisy: Standardy ochrony małoletnich >>>
– – – – – – – – – – – – – – –

Nikt nie lubi być kontrolowany — jak przetrwać kontrolę dotacji oświatowych?

Pamiętacie Państwo czasy studenckie? To był dobry czas, z wyjątkiem oczywiście… egzaminów! Boimy się ich, niepokoimy się nimi, zależy nam na dobrej ocenie. Z kontrolą dotacji jest podobnie. Tak, jak na studiach, możemy trafić na wyrozumiałego, stonowanego, inteligentnego i empatycznego kontrolującego, który nie ma potrzeby nic nam udowodnić, wówczas taka kontrola, niezależnie nawet od jej wyników, jest akceptowalna. Jej wyniki są najczęściej zrozumiałe i godzimy się z nimi. Można też polemizować z jej ustaleniami, przedstawiać własną interpretację i często udaje się Państwu przekonać kontrolującego do własnego stanowiska. Niestety czasami można trafić, tak jak na studiach, na zakompleksionego i czepliwego doktoranta, który za wszelką cenę chce wykazać swoją wyższość, wówczas znacznie trudniej jest, przynajmniej na etapie kontroli, przeforsować własne stanowisko.

Środki z dotacji oświatowych na wiosenne porządki na terenie szkoły, przedszkola

Kontrola dotacji. Warto znać swoje prawa i obowiązki

W zasadzie każdej kontroli towarzyszy mniejszy lub większy stres. Przełamać go pozwala znajomość praw i obowiązków zarówno swoich, jak i kontrolującego. Warto poświęcić chwilę i przypomnieć sobie celowość niektórych wydatków i zapoznać się lub odświeżyć zasady, jakie obowiązują kontrolowanych i kontrolujących. Często, wywierana jest na Państwu presja i wykorzystywana jest Wasza niewiedza. Sprzyja to wymuszaniu okazywania rozmaitych dokumentów, które rzekomo mają pomóc, a w rzeczywistości mogą zaszkodzić. Jeśli nie macie pewności co do odpowiedzi, nie pozwólcie sobie na działanie pod presją np. czasu. „Odpowiedź proszę przygotować na jutro na 8 rano”, Nie! Pamiętajcie, że kontroli należy się poddać, ale nikt nie może na Was wymusić działania.

Więcej na ten temat:
Prawa i obowiązki osoby przeprowadzającej kontrolę wydatkowania dotacji oświatowej
Kontrola dotacji oświatowych. Jakie prawa i obowiązki ma kontrolowana szkoła lub przedszkole?

Nie wykonujcie Państwo pracy za kontrolujących dotacje oświatowe

Nikt nie może wymagać Państwa, abyście wykonywali za kontrolujących ich pracę. Jeśli nie jesteście pewni, w którym kierunku zmierza kontrolujący, czy zna przepisy, czy je właściwie interpretuje, nie starajcie się Państwo przedstawiać argumentów i uzasadnień w wielu kierunkach. W takiej sytuacji zdecydowanie lepiej jest poczekać na protokół kontroli i później spokojnie, bez presji, odpierać zarzuty argumentami i faktami.

Zasady kontroli powinny być uregulowane w uchwale trybowej gminy

Zasady prowadzenia kontroli powinny być uregulowane szczegółowo w uchwale trybowej dotyczącej ustalenie trybu udzielania i rozliczania dotacji oraz trybu przeprowadzania kontroli. Tak to przynajmniej, w treści art. 38 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, przewidział ustawodawca. Rzadko jednak, szczególnie tryb przeprowadzania kontroli, jest w uchwale uregulowany, w takim zakresie jak powinien. Nie wiecie Państwo zazwyczaj, ile będzie trwała kontrola, jak długo będziecie czekali na jej wynik, czy z każdej czynności będzie prowadzony protokół, ile jest czasu na udzielenie odpowiedzi. Uchwały są w tym zakresie napisane dość lapidarnie. Niezależnie od tego, warto jednak znaleźć w dzienniku urzędowym odpowiednim dla Państwa województwa, albo na stronie BiP państwa gminy, czy powiatu stosowną uchwałę i zapoznać się z jej treścią! Zróbcie to Państwo nawet zaraz!

Nieuprawnione zapisy w gminnych uchwałach

Zapoznajemy się z wieloma obowiązującymi Państwa uchwałami i bardzo często zdarza się, że zawierają niezgodne z treścią delegacji zapisy. Warto wówczas zastanowić się nad zaskarżeniem treści takiego przepisu do wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Możecie to Państwo zrobić działając wspólnie, jako osoby prowadzące jednostki oświatowe z terenu danej gminy czy powiatu.

Więcej na ten temat:
Gminne uchwały dotyczące dotacji oświatowych. Błędy, nadużycia, sposoby zaskarżania

Uprawnienia kontrolującego dotacje oświatowe

Co, w ramach kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji oświatowych, może kontrolujący? Kwestie te reguluje art. 36 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.

Art. 36. [Kontrola prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji]
1. Organ dotujący, o którym mowa w art. 15-21, art. 25, art. 26, art. 28-31a i art. 32, może kontrolować prawidłowość pobrania i wykorzystania dotacji udzielonych zgodnie z art. 15-21, art. 25, art. 26, art. 28-31a i art. 32.
2. Osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli mają prawo wstępu do przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek oraz wglądu do prowadzonej przez nie dokumentacji organizacyjnej, finansowej i dokumentacji przebiegu nauczania w związku z przekazaną dotacją, a w przypadku szkół, o których mowa w art. 26 ust. 2- także do wglądu do list obecności, o których mowa w art. 26 ust. 3, oraz ich weryfikacji.

Nowy oddział jednostki oświatowej w ramach jednej jednostki samorządu terytorialnego

Kontrola poza placówką i dostarczanie kopii dokumentów

Często kontrolujący oczekują od Was, żeby kontrola odbyła się nie w placówce oświatowej, a np. w urzędzie i żądają sporządzenia i dostarczenia kserokopii dokumentów. Nie zgadzam się z takim podejściem i w podobnym tonie wypowiada się także orzecznictwo np. WSA w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku II SA/Go 830/21 wskazał, że:
„organ stanowiący gminy został upoważniony do ustalenia trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji. Z przepisu tego nie wynika natomiast, ażeby organ ten został upoważniony do stanowienia prawa zakresie wyposażenia organu kontrolującego w inne uprawnienia kontrolne niż przewidziane w art. 38 u.f.z.o. oraz do nałożenia na podmioty kontrolowane innych obowiązków niż wynikające z tego przepisu. Żądanie zatem – jak uczynił organ I instancji – od kontrolowanego sporządzenia niezbędnych w zakresie prowadzonej kontroli kserokopii księgowych dowodów źródłowych (potwierdzonych za zgodność z oryginałem), potwierdzających wykorzystanie dotacji otrzymanej z powiatu, nie znajduje podstawy prawnej w ustawie.”

Porady mec. Beaty Patolety dotyczące przygotowania się do kontroli

14 dni na przygotowanie się do kontroli pobrania i wydatkowania dotacji oświatowych.

3. Przedszkole, inna forma wychowania przedszkolnego, szkoła i placówka udostępnia dokumentację, o której mowa w ust. 2, oraz listy obecności, o których mowa w art. 26 ust. 3, w terminie 14 dni od dnia zwrócenia się przez osobę upoważnioną do przeprowadzenia kontroli o udostępnienie tej dokumentacji.

Te czternaście dni wykorzystajcie na to, by sprawdzić prawidłowość zgromadzonej dokumentacji. Sprawdźcie np. czy wydatki zostały pokryte, a zatem zapłacone w roku, który podlega kontroli. Warto do każdej faktury, aby nie pokazywać wyciągu z rachunku bankowego, przygotować potwierdzenia przelewu. Warto też, choć nie uważam tego za obowiązek, opisać faktury z tyłu, żeby nie zastanawiać później pod presją czasu, czy groch kupiliście terapii, czy może do „kuchcikowa”. Warto też zastanowić się, jaki związek z zadaniami przedszkola ma każdy z wydatków.

Na potrzeby kontroli dotacji TYLKO rachunki, faktury rozliczane dotacją!

Do kontroli przygotowujemy TYLKO te rachunki, faktury, dokumenty księgowe, które rozliczyliście Państwo dotacją. Warto sprawdzić, czy kwoty wynagrodzenia, zgadzają się z wartościami na umowie, czy wszystkie dokumenty, mam tu na myśli umowy z kontrahentami, pracownikami, są podpisane przez strony i czy nie brakuje aneksów. Warto też zweryfikować czy z dokumentów księgowych wynika, że wydatek finansowany gotówką, został zapłacony gotówką – czy jest takie oznaczenie na dokumencie księgowym! Oczywiście warto też sprawdzić poprawność rozliczenia dotacji na kształcenie specjalne.

Poruszymy tę tematykę w trakcie szkolenia 29 marca:
Kontrola dotacji oświatowych: terminy, dokumenty, prawa, zasady odwołania. Wydatkowanie dotacji na KS

Kontrolujący dotacje rzadko znają podstawę programową

Pamiętajcie Państwo, że kontrolujący niezwykle rzadko mają wiedzę dotyczącą podstawy programowej. Nie rozumieją, że wykonanie i sfinansowanie dotacją np. sesji fotograficznej, jest dla dziecka nauką, pokazaniem mu przemijania, nauczeniem zrozumienia dla inności, tolerancji, uspołecznieniem. Te dwa tygodnie, przed kontrolą, przeznaczcie również na zastanowienie się, w jaki sposób zrobić kontrolującemu szybkie wprowadzenie do podstawy programowej. Wy intuicyjnie rozumiecie związek wydatku z zadaniami jednostki oświatowej, kontrolujący nie. Dlatego w trakcie tych 14 dni warto przypomnieć sobie, na co wydatkowaliście dotacje i jakie było uzasadnienie tych kosztów, żeby móc to dobrze wyjaśnić kontrolującym. Przecież np. nie kupujecie takich samych koszulek, czy bluz dla kadry, wyłącznie dlatego, żeby Panie ładnie wyglądały, ale głównie po to, żeby dzieci mogły z łatwością odnaleźć znaną sobie osobę. Sztuka polega na tym, żeby wszystkie te kwestie dobrze przedstawić i wyjaśnić kontrolującym.

Istotne jest, właściwe przygotowanie dokumentów, a także przygotowanie argumentów uzasadniający każdy z wydatków.

Zapraszamy na nasz fanpage, kanał na YouTubeprofil na instagramie