Rozliczenie dotacji i koniec roku w przedszkolu, szkole. Czy można opłacić należności za przyszły rok?

Okres końca obecnego roku kalendarzowego i początku kolejnego, bywają problematyczne z punktu widzenia kosztów i ich rozliczenia dotacją oświatową. Listopad i grudzień to czas, który poświęcacie Państwo na dopracowanie i przygotowanie rocznego rozliczenia dotacji oświatowych. Jak, z punktu widzenia prawidłowości wydatkowania dotacji, wygląda możliwość opłacenia faktur za zadania zrealizowane w roku poprzednim lub zaplanowane do zrealizowania w roku przyszłym? Jakie koszty można jeszcze rozliczyć dotacją oświatową i czy możliwe jest finansowanie przyszłorocznych wydatków, pieniędzmi z tegorocznej dotacji oświatowej? Czy i jakie koszty można rozliczyć z wyprzedzeniem lub z opóźnieniem? Jakie warunki muszą być zachowane w tej sytuacji i jak prawidłowo udokumentować takie koszty na potrzeby rozliczenia dotacji oświatowych? Jak dochodzić swoich praw z tytułu niedopłaconych dotacji dla przedszkoli za wcześniejsze lata? Które roszczenia przedawniają się z końcem roku 2023?

– NASZE  SZKOLENIA –
– – – – – – – – – – – – – – –
Kontrola kuratorium i nadzór nad niesamorządowymi jednostkami oświatowymi
Termin: 8 maja 2024 godz. 16.00
Zakres: Kontrola z kuratorium, nadzór pedagogiczny, uprawnienia, obowiązki
Zapisy: Kontrola kuratorium i nadzór >>>
– – – – – – – – – – – – – – –
Aktualizacja dotacji oświatowych i roszczenia ws. błędnie naliczonej kwoty dotacji
Termin: 22 maja 2024 godz. 16.00
Zakres: Aktualizacja dotacji, podstawy prawne, poprawność stawki dotacji
Zapisy: Aktualizacja i roszczenia >>>
– – – – – – – – – – – – – – –
Standardy ochrony małoletnich w jednostkach oświatowych 2024. Wzór dokumentu
[Dostęp do nagrania szkolenia]
Zapisy: Standardy ochrony małoletnich >>>
– – – – – – – – – – – – – – –

Koniec roku. Czas rozliczania dotacji oświatowych

Koniec roku, to to dla Państwa również ogrom pracy związany z rozliczaniem dotacji. Co można rozliczyć dotacją, a czego nie, to ostatnio szczególnie nurtujące Państwa pytanie. Wiemy jak różnie kwestie kwalifikowania oceniają kontrolujący, ponieważ reprezentujemy Państwa w toku postępowań kontrolnych i administracyjnych z tym związanych.
Więcej informacji tutaj (Stałe wsparcie prawne dla szkół i przedszkoli).

Dotacje mogą być przeznaczane na obsługę prawną, finansową, księgową i administracyjną, szkolenia

Państwa pytania dotyczą obsługi prawnej, administracyjnej, zadań organu prowadzącego, wynagrodzeń i wysokości wynagrodzeń finansowanych dotacją, wydatków na samochód, leasing, czynsz najmu i wielu innych.

Zgodnie z art. 35 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z 27.10.2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 17 ze zm.) – dalej u.f.z.o. dotacje dla niepublicznych szkół są przeznaczone na dofinansowanie realizacji zadań tych szkół w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym kształcenia specjalnego i profilaktyki społecznej i mogą być wykorzystane m.in. na sfinansowanie wydatków związanych z realizacją zadań organu prowadzącego, o których mowa w art. 10 ust. 1 ustawy z 14.12.2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 910 ze zm.) – dalej p.o., oraz zadania, o którym mowa w art. 83 ust. 6 ustawy z dnia 5.01.2011 r. o kierujących pojazdami. A art. 10 ust. 1 pkt 4 p.o. stanowi, że do zadań organu prowadzącego szkołę należy m.in. zapewnienie obsługi administracyjnej, w tym prawnej, obsługi finansowej, w tym w zakresie wykonywania czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, i obsługi organizacyjnej szkoły.

W mojej ocenie dotacje dla szkół i przedszkoli mogą być przeznaczone na obsługę prawną, finansową, księgową i administracyjną szkoły, przedszkola niepublicznego czy precyzyjniej niesamorządowego. Pamiętać bowiem należy, że norma art. 35 dedykowana jest nie wyłącznie do placówek niepublicznych, ale również publicznych i konkursowych, które, poza dotacjami,  dysponują bardzo ograniczonymi środkami.

Sukcesja prawa do prowadzenia przedszkola. Dotacje, roszczenia

Wykorzystanie tegorocznej dotacji do regulowania przyszłorocznych i zeszłorocznych kosztów

Co w sytuacji, gdy w roku 2023 regulujemy płatności za faktury z roku 2022? Jeśli dotyczą one wydatków bieżących placówki, to oczywiście mogą być zaliczone do rozliczenia dotacji w roku 2023.

Jeśli np. w tym roku zapłacicie Państwo za klimatyzator lub remont boiska, a sama dostawa lub prace odbędą się w roku 2024, to przecież brzmienie przepisu wyraźnie wskazuje na to, że wydatek zaliczamy do tego roku, w którym dokonaliście Państwo płatności.

Artykuł 35. ust. 5 wskazuje: dotacja, dla szkoły, przedszkola, poradni, innej formy wychowania przedszkolnego, itd. może być wykorzystana wyłącznie na pokrycie wydatków związanych z realizacją zadań określonych w ustępie pierwszym artykułu 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Tu UWAGA — poniesionych w roku budżetowym, na który dotacja została udzielona. Jeśli dotacja została udzielona na rok 2022 i to w tym roku ponieśliśmy wydatki, czy to dotyczące 2021, czy 2023, to możemy to rozliczyć dotacją za 2022. Dalsza część przepisu wskazuje bowiem „niezależnie od tego, którego roku dotyczą te zadania”.

Dotacje oświatowe — czym jest poniesienie wydatku?

Poniesienie wydatku jest faktycznym wydatkowaniem środków dotacyjnych. Dotacja może być wykorzystana na zadania związane z osiągnięciem celów jednostki oświatowej. Następuje to poprzez faktyczne wydanie środków na konkretne cele w konkretnym roku budżetowym.

Statut szkoły lub przedszkola a wydatkowanie dotacji

Jeśli np. w statucie macie Państwo zapisane, że jednym z zadań placówki jest organizowanie uroczystości dla uczniów, to finansowanie takich uroczystości nie powinno budzić żadnych wątpliwości kontrolujących.

Metoda kasowa rozliczania dotacji oświatowych — ważna jest data zapłaty

Przepisy wprowadzają tzw. metodę kasową rozliczania dotacji. W uproszczeniu polega ona na tym, że liczy się moment, w którym pieniądze wychodzą z konta i zostają przekazane na regulację należności. Oznacza to, że nieopłacone faktury nie są dowodem wydatkowania środków. Liczy się moment, w którym opłacamy fakturę — jeśli opłacimy w tym roku, to możemy zaliczyć ją do środków wydatkowanych w 2023, jeśli opłacimy ją dopiero w 2024, to analogicznie, zaliczamy ją do wydatków 2024. W rozliczeniu kasowym sama data wystawienia faktury, moment wykonania zlecenia, czy dostarczenia przedmiotu jest nieistotna. Ważna jest data zapłaty — kiedy pieniądze wyszły z rachunku!

Składka ZUS a dotacje oświatowe

Pytacie Państwo również o możliwości opłacania z dotacji należności za zadania przyszłoroczne np. składek ZUS, czy czynszu najmu. W tym zakresie odpowiedź daje norma, która wskazuje, że dotacja może być wykorzystana wyłącznie na pokrycie wydatków związanych z realizacją ww. zadań dydaktycznych, opiekuńczych i wychowawczych, poniesionych w roku budżetowym, na który dotacja została udzielona, niezależnie od tego, którego roku dotyczą te zadania. Składki ZUS są pochodnymi od wynagrodzenia i są opłacane za pracowników w terminie do 15 dnia następnego miesiąca, zgodnie z art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.). Zatem mogą być opłacone wcześniej np. w grudniu. Podobnie czynsz najmu za miesiąc styczeń również może zostać opłacony w grudniu, pod warunkiem wszakże otrzymania faktury czy rachunku w grudniu. Również jeśli zapłata czynszu najmu następuje z góry, to czynsz najmu można zapłacić w grudniu za cały kolejny rok.

Nie ma znaczenia, że składkę za grudzień 2023 możemy opłacić w styczniu 2024. Jeśli uregulujemy należności w grudniu 2023, to rozliczamy dotacją za 2023, jeśli w styczniu 2024, to dotacją za 2024 rok.

Czynsz, dzierżawa, współpraca prawna – opłaty za przyszły rok

Jeśli np. z umowy najmu czy też dzierżawy nieruchomości wynika, że zapłata czynszu dzierżawnego następuje za rok z góry, to w roku 2023 to mogę zapłacić za rok z góry. Mamy już bowiem tytuł i należność jest już wymagalna. Podobnie jest np. z umowami z naszą kancelarią na stałe doradztwo prawne dla jednostek oświatowych, bardzo często zawieramy z Państwem te umowy na rok z góry i one również mogą być opłacone już w 2023 roku za rok 2024. Podobnie jest, gdy zamawiacie Państwo np. wyposażenie placu zabaw z dostawą w kolejnym roku albo z zastrzeżeniem dostawy i montażu w chwili sprzyjających warunków atmosferycznych. Kontrahent wystawia fakturę z datą zapłaty w tym roku- płacimy w tym roku i zaliczamy do dotacji w tym roku, czyli w roku, w którym płacimy. Podobnie jest w przypadku remontu.

Rozliczanie dotacji – odsetki to nie wydatki bieżące

W przypadku płatności za zaległe faktury musimy pamiętać, że odsetki nie są wydatkami bieżącymi i nie możemy ich finansować ze środków dotacyjnych!

Ważny jest tytuł zapłaty

Jeśli np. fakturę dostaniemy dopiero w przyszłym roku i nie otrzymaliśmy nawet faktury proforma i opłacimy taki koszt bez żadnego tytułu zapłaty, to nie dość, że nie będziemy mogli jej zaliczyć do wydatków z tego roku, ale również i wydatków przyszłorocznych! Jeśli otrzymamy jakiś tytuł zapłaty np. fakturę proforma, to możemy opłacić przyszłoroczne wydatki, w przeciwnym razie możemy mieć problem z rozliczeniem tych kosztów.

Dotacje oświatowe – wypłata wynagrodzenia za grudzień

Wynagrodzenie jest kosztem rocznym – ustawodawca zastrzegł, że wynagrodzenie jest wypłacane za rok właśnie. Można więc grudniową część wynagrodzenia wypłacić w grudniu 2023 roku, lub już w styczniu 2024 i analogicznie do wcześniej wspomnianych przypadków, będzie ono liczone albo do kosztów 2023, albo 2024 roku. Nie mamy tytułu do tego, żeby już grudniu zapłacić pracownikowi wynagrodzenie za styczeń, luty 2024 – nie wiemy jakie okoliczności mogą wystąpić i ile pieniędzy będzie się danemu pracownikowi należało za styczeń 2023. Podobnie jest ze składkami ZUS za styczeń, luty … 2024 roku.

Aktualizacja dotacji dla przedszkoli w trakcie roku budżetowego

Znaczne niedopłaty dotacji oświatowych w latach 2010-2016

Koniec roku to dla nas okres wzmożonej pracy związanej zwłaszcza z kierowaniem wezwań do zapłaty i pozwów o niedopłacone Państwu kwoty dotacji za lata 2012 – 2016. Obliczyliśmy, że znaczne niedopłaty dla przedszkoli niepublicznych i innych jednostek oświaty występowały między innymi w Elblągu, Krakowie, Olsztynie, Warszawie, Toruniu, Bydgoszczy, Lublinie, Krakowie, Częstochowie, Opolu, Stargardzie, Piasecznie, właściwie we wszystkich gminach na Podkarpaciu, Warmii i na Mazurach. Podobna sytuacja dotyczy również wielu innych gmin w całym kraju.

Rząd wprowadza nowe obostrzenia od 28 grudnia. Przedszkola i żłobki pozostają otwarte!

Uwaga. Przedawniają się roszczenia dotacyjne za rok 2013

To ostatnia chwila, żeby sprawdzić niedopłatę dotacji w Państwa gminie. Szczególnie jeśli chodzi o rok 2013. Wystarczy wysłać wiadomość mailową na adres lexedu@lexedu.pl z podaniem gminy, liczby wychowanków w poszczególnych latach i kwoty otrzymanej dotacji. Obliczymy i przekażemy Państwu dokładną wysokość niedopłaty dotacji w przedszkolu lub innej jednostce oświatowej. W wielu gminach mamy wartości potwierdzone treścią wyroków, które zapadły na korzyść naszych klientów. Proszę się nie zdziwić, jak duże są to kwoty!
Więcej informacji tutaj: Roszczenia w sprawie dotacji oświatowych. Jak dochodzić swoich praw?.

Nie tylko roszczenia. Zapraszamy do stałej współpracy prawnej dla szkół i przedszkoli

Z doświadczenia wiemy jakie wątpliwości prawne mają Państwo w związku z działalnością oświatową. Grudzień jest miesiącem, w którym odbieramy najwięcej telefonów z rozmaitymi pytaniami. Możemy i Państwa placówkę objąć taką stałą obsługą. Jako Kancelaria, w ramach umowy stałej współpracy, pozostajemy z naszymi klientami w ciągłym kontakcie i wspieramy ich we wszystkich kwestiach związanych z prowadzoną przez nich działalnością oświatową. Adres email: lexedu@lexedu.pl lub fanpage Kancelarii Adwokackiej Adwokat Beata Patoleta.