Dotacje oświatowe – podział wydatków na kilka jednostek oświatowych

Podział wydatków z dotacji oświatowych między kilka jednostek
Podział wydatków z dotacji oświatowych między kilka jednostek [ fot.shutterstock/Bilanol ]

Często prowadzicie Państwo kilka placówek w jednej lokalizacji. W takiej sytuacji pojawiają się koszty wspólne, które trzeba rozliczyć oddzielnie dla każdej z tych organizacji. Jak prawidłowo dzielić wydatki bieżące z dotacji oświatowych, ponoszone na kilka jednostek oświatowych znajdujących się np. w jednym budynku? Kwestie te wyjaśnia mecenas Beata Patoleta – specjalistka ds. prawa oświatowego.

NASZE  SZKOLENIA
– – – – – – – – – – – – – – –
Dotacje na Kształcenie specjalne i WWR. Kontrola kuratorium i nadzór nad niesamorządowymi jednostkami oświatowymi

Termin: 24 lipca godzina 16.00
Zapisy: Kształcenie specjalne i WWR. Kontrola kuratorium >>>
– – – – – – – – – – – – – – –
Zasady konstruowania umów z rodzicami w placówkach oświatowych i opiekuńczych

Termin: 7 sierpnia 2024 g. 12.00
Zapisy: Umowy z rodzicami – babciowe, windykacja, zasady >>>
– – – – – – – – – – – – – – –
Babciowe 2024 – program Aktywny rodzic. Zasady programu, czesne i Umowy z Rodzicami

Termin: 22 sierpnia 2024 g. 16.00
Zapisy: Babciowe 2024. Umowy z rodzicami >>>
– – – – – – – – – – – – – – –
Standardy ochrony małoletnich w jednostkach oświatowych 2024. Wzór dokumentu
[Dostęp do nagrania szkolenia]

Zapisy: Standardy ochrony małoletnich >>>
– – – – – – – – – – – – – – –
Opieka nad dziećmi do lat 3 – nowe regulacje 2023. Wzory dokumentów

[Dostęp do nagrania szkolenia]
Zapisy: Opieka nad dziećmi do lat 3 >>>
– – – – – – – – – – – – – – –

W tym artykule:
Dotacje oświatowe – rozliczanie kosztów wspólnych kilku jednostek
Dotacje oświatowe. Jak dzielić wydatki bieżące na kilka jednostek oświatowych?
Podział kosztów na kilka jednostek oświatowych – prawidłowe dokumentowanie
Pracownicy a podział kosztów dotacyjnych – precyzyjne zapisy w dokumentacji
Podział kosztów utrzymania budynków z dotacji oświatowych
Ewidencja czasu pracy pracowników na potrzeby rozliczenia dotacji oświatowych
Warto zanotować przyjęte w danym roku koncepcje podziału wydatków dotacyjnych
Im bogatsza dokumentacja, tym łatwiej wyjaśnić zasadność wydatków
Weryfikacja podziału wydatków wspólnych z dotacji oświatowych i treści umów
Dotacja wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem
Podział wydatków z dotacji oświatowej – wyrok sądu
Podział wydatków dotacyjnych na pracowników – wyrok sądu

Dotacje oświatowe – rozliczanie kosztów wspólnych kilku jednostek

Bardzo często w budynku, w którym prowadzicie szkołę lub przedszkole, zarejestrowaną macie także inną jednostkę oświatową, lub inną działalność gospodarczą. W efekcie pojawia się konieczność rozliczenia kosztów wspólnych. Jak podejść do tego problemu i jaką metodą wyliczyć koszty dla każdej z działalności? Jak prawidłowo udokumentować takie wydatki na potrzeby kontroli poprawności pobrania i wydatkowania dotacji oświatowych?

Czy szkoły i przedszkola zobowiązane są do publikowania danych w BIP?

Dotacje oświatowe. Jak dzielić wydatki bieżące na kilka jednostek oświatowych?

Do katalogu takich kosztów wspólnych możemy zaliczyć wiele wydatków. Może to być np. pomoc administracyjno-biurowa, opiekunka dziecięca, pracownik gospodarczo-porządkowy, koszty budynku, koszty art. papierniczych, chemicznych, księgowych, administracyjnych itp. Są to niewątpliwie wydatki bieżące, ale mogą być zakwestionowane w sytuacji, w której organ prowadzący prowadzi kilka jednostek oświatowych np. w jednym budynku, ale też w przypadku prowadzenia ich w różnych lokalizacjach.

Podział kosztów na kilka jednostek oświatowych – prawidłowe dokumentowanie

Ponieważ zawsze lepiej jest zapobiegać niż leczyć, należy te koszty odpowiednio rozdzielić, przygotowując dokumenty potwierdzające zaangażowanie wskazanych wydatków do pracy w danej jednostce: szkole, przedszkolu poradni…

Pracownicy a podział kosztów dotacyjnych – precyzyjne zapisy w dokumentacji

Co zrobić w sytuacji, w której osoba prowadząca, jako pracodawca wszystkich pracowników wielu placówek, wypłaca wynagrodzenie i jest płatnikiem składek, aby zminimalizować ryzyko kwestionowania wydatkowania dotacji? Warto sprawdzić, czy w umowach zawarte są precyzyjne zapisy. To Państwo jako osoby prowadzące tworzycie te dokumenty, warto więc tworzyć je w sposób możliwie bezpieczny. Co zatem piszemy, mając jednego pracownika sekretariatu? Określamy zakres jego zaangażowania na rzecz jednej i drugiej, a w razie potrzeby i trzeciej placówki. Przyjmując za podstawę np. powierzchnię, lub liczbę uczniów placówki. W efekcie otrzymujemy informację o zaangażowaniu pracownika np. w szkole 30% czasu pracy, w przedszkolu 50% w poradni 10% i w żłobku 10%.

Dyrektor zatrudniony w dwóch placówkach oświatowych. Jaki jest limit wynagrodzenia?

Podział kosztów utrzymania budynków z dotacji oświatowych

Podobny podział należy zastosować do kosztów utrzymania budynków. Jeśli kilka jednostek mieści się w jednej lokalizacji, jednym budynku, tu również możemy przyjąć podział z zastosowaniem liczby uczniów, lub powierzchni zajmowanej przez jednostki oświatowe. Powierzchnie wspólne wykorzystywane przez wszystkie jednostki możemy z kolei rozliczyć z zastosowaniem liczby ich uczniów.

Ewidencja czasu pracy pracowników na potrzeby rozliczenia dotacji oświatowych

Pomocne może być też, w przypadku pracowników wspólnych, prowadzenie ewidencji czasu pracy w taki sposób, aby jednoznacznie przypisać dany wydatek do konkretnej szkoły czy przedszkola. Możecie państwo przyjąć dowolny wskaźnik podziału wydatków. Warto jednak pamiętać, aby rzeczowo uzasadnić zastosowanie danego wskaźnika. Dlatego też, jeśli w różnych latach stosujecie różne wskaźniki, warto zapisać sobie gdzieś na marginesie, z jakiego klucza w danym roku korzystaliście. Ułatwi to wyjaśnienie rozliczeń po kilku latach w trakcie kontroli.

Warto zanotować przyjęte w danym roku koncepcje podziału wydatków dotacyjnych

Dlaczego warto zapisać sobie przyjęte przez nas koncepcje podziału wydatków?. Może być przecież tak, że w danym roku wyodrębnione były większe powierzchnie na konkretny cel np. na sale do terapii, a w innymi mniejsze.

Dotacja na dziecko z orzeczeniem 2023 – ile wynosi i jak ją wyliczyć?

Im bogatsza dokumentacja, tym łatwiej wyjaśnić zasadność wydatków

Przy podziale kosztów utrzymania budynku, przydatne mogą być mapy/plany. Możemy np. na takiej mapie, jaką ma każda jednostka oświatowa, czyli planie ewakuacji, różnymi kolorami rozpisać powierzchnie przynależne do poszczególnych jednostek i powierzchnie wspólne wpisując wielkość każdego z pomieszczeń.

Weryfikacja podziału wydatków wspólnych z dotacji oświatowych i treści umów

Sprawdźcie Państwo, czy macie dobrze skalkulowany podział kosztów zarówno w sytuacji, gdy w jednym budynku macie kilka placówek, jak i wówczas, kiedy osoba prowadząca prowadzi różne rodzaje działalności. Niezbędne może się wówczas okazać zastosowanie podziału wydatków. Takim wydatkiem może też być np. umowa z biurem rachunkowym. Warto zwrócić uwagę na treść takiej umowy. Czasami może być niezbędne zawarcie dwóch lub więcej umów z biurem rachunkowym – odrębnie dla każdej z prowadzonych działalności.

Dotacja wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem

Dotacja wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem to taka, która została wydatkowana na inne cele aniżeli te, na które została udzielona, lub nie służyła pokryciu wydatków, na które miała być wykorzystana. Dokumenty przedstawione przez Państwa powinny być tak sporządzone, by dawały podstawę do stwierdzenia, że praca danego pracownika, usługa, czy zakupiony towar, był zakupiony/wykorzystany na rzecz tej szkoły, przedszkola czy poradni, której dotacją dany wydatek rozliczacie!

Podział wydatków z dotacji oświatowej – wyrok sądu

Polecam Państwa uwadze wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 27 października 2021 r.
SA/Sz 541/21. Sąd wyjaśnia w nim istotę podziału i prawo kwestionowania rodzajów wydatków. Wskazuje również, że organy nie są uprawnione, żeby kwestionować prawidłowość wydatkowania całego wydatku, w sytuacji, w jakiej ponoszony jest on na kilka jednostek oświatowych. W takiej sytuacji kwestionowana może być wyłącznie część danego wydatku z zastosowaniem odpowiedniej proporcji!

Organy nie wyjaśniają, dlaczego w odniesieniu do kosztów przeglądu budynku położonego przy ul. (…) w Ł., w którym znajdowały się szkoły jak i żłobek, organy – zakwestionowały całość wydatku, opierając się na braku udokumentowania przekazanych przez stronę danych co do powierzchni żłobka w stosunku do powierzchni całego budynku, w którym funkcjonowały też inne szkoły, zamiast np. konsekwentnie uznać że wydatek został poniesiony proporcjonalnie do liczby funkcjonujących w budynku jednostek (szkół i żłobka).

Limit wynagrodzenia z dotacji oświatowych dla dyrektora, nauczyciela w 2023 – jak obliczyć i ile wynosi?

Podział wydatków dotacyjnych na pracowników – wyrok sądu

W sprawie zakwestionowano również wydatki na wynagrodzenia pracowników pracujących na rzecz kilku jednostek prowadzonych przez ten sam podmiot. Tu sąd wskazał:

Organ nie zakwestionował, że wskazane osoby świadczyły pracę na rzecz Prywatnej (…) Szkoły (…), a przez to że ich wynagrodzenia wynikające ze świadczenia pracy na rzecz tej szkoły nie mogły być sfinansowane z dotacji, a jedynie że materiał dowodowy nie potwierdza, iż tylko 1/40 wypłaconych wynagrodzeń winna stanowić dotację wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem i podlegać zwrotowi. Organ uznał, że w ramach postępowania to strona powinna udowodnić wysokość pensji pobieranej przez wskazane osoby w związku ze świadczeniem pracy na rzecz Szkoły. Ze stanowiskiem tym Sąd nie może się do końca zgodzić. Sad powołując się na zasady z zakresu gromadzenia i oceny materiału dowodowego wyartykułowane w kpa i wskazał że Organ nie może poprzestać na stwierdzeniu że nie jest w stanie ustalić części kosztów przeglądu budynku która przypada na Szkołę (…), czy części wynagrodzenia która przypadała poszczególnym pracownikom z tytułu wykonywania pracy na rzecz Szkoły – choć niewątpliwie je poniesiono i w związku z tym zakwestionować całości wydatków pokrytych z dotacji – na przegląd oraz wskazane wynagrodzenia. Takie stanowisko potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny wskazując m.in. w wyroku z dnia 30 lipca 2019 r. I GSK 1256/18, że warunkiem wystąpienia z żądaniem zwrotu dotacji jest stwierdzenie przez organ, że dotacja została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem”. Podkreślił przy tym, że ustalenia w tym zakresie stanowią element stanu faktycznego, a więc muszą być dokonane w postępowaniu wyjaśniającym, według reguł określonych w k.p.a.

Aby uniknąć postępowania sądowego, a przynajmniej zminimalizować to prawdopodobieństwo dobrze jest uporządkować dokumentacje w taki sposób, aby nie powstawały tego rodzaju wątpliwości.

Zapraszamy na nasz fanpage, kanał na YouTubeprofil na instagramie