Premia w przedszkolu lub szkole. Finansowanie premii dotacją, zasady, dokumentowanie

Premia regulaminowa, premia uznaniowa, nagroda w szkole lub przedszkolu
Premia regulaminowa, premia uznaniowa, nagroda w szkole lub przedszkolu [fot.shutterstock_AtstockProductions ]

Czy premię uznaniową lub regulaminową w jednostce oświatowej można finansować z dotacji oświatowej? Jakie zasady obowiązują w kwestii przyznawania premii pracownikom jednostek oświatowych? Jak prawidłowo udokumentować fakt przyznania pracownikowi szkoły czy przedszkola premii uznaniowej? Kwestię premiowania i przyznawania nagród w szkołach i przedszkolach wyjaśnia mecenas Beata Patoleta.

– – – – – – – – – – – – – – –
>>> Dotacje celowe MEiN na remonty i inwestycje dla oświatowych placówek niesamorządowych
SZKOLENIE 11.10.2022 godz. 16.00
Tematyka i zapisy: https://lexedu.pl/szkolenia/dotacje-celowe-mein
– – – – – – – – – – – – – – –
>>> Wszystko o dotacjach oświatowych. Aktualizacja, wydatkowanie, rozliczanie, kontrola
SZKOLENIE 26.10.2022 godz. 16.00
Tematyka i zapisy: https://lexedu.pl/szkolenia/wszystko-o-dotacjach-oswiatowych
– – – – – – – – – – – – – – –

Premia w szkole lub przedszkolu — ważny jest sposób dokumentowania

Naczelny Sąd Administracyjny w swoim wyroku utrzymał wyrok WSA w tej kwestii. Wytok ten kwestionował nie samo prawo do wypłaty premii i finansowania jej dotacją, ale sposób jej dokumentowania. Powodowało to zdaniem sądu nieudowodnienie zasadności poniesienia danego wydatku. Przy rozliczaniu dotacji oświatowych bardzo ważnym elementem jest właśnie odpowiednie dokumentowanie!

Komu zgłosić zmianę w statucie szkoły lub przedszkola? Ile mamy czasu na zgłoszenie zmian?

Wyrok NSA dotyczący rozliczania premii dotacją oświatową

W wyroku II GSK 2722/15 z 8 czerwca 2017 r. Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że:

Podkreślić należy, że istota rzeczy nie dotyczy tego, czy wypłacono nauczycielom wynagrodzenie dodatkowe (ta okoliczność nie jest sporna), ale tego, czy istniał tytuł prawny do wypłaty oraz, czy możliwe jest zweryfikowanie wykonania czynności, za które następowały te dodatkowe wypłaty — w odniesieniu do każdego nauczyciela w danym miesiącu. Zatem nawet gdyby dodatkowe godziny (pozadydaktyczne) były wypracowywane, to nie wiadomo kiedy i w jakim zakresie. W zakresie umów o pracę w aktach sprawy znajdują się przelewy wynagrodzenia na rachunki bankowe nauczycieli i niezbyt szczegółowe wyjaśnienia nauczycieli, że jakieś dodatkowe wynagrodzenie otrzymywali, ale nie wiedzieli dokładnie kiedy, za co i ile. Skarżąca nie wykazała istnienia wewnętrznych regulacji upoważniających do wypłaty wynagrodzeń ponad to, co przewidziano w umowach o pracę. W przypadku umów zlecenia poza dziennikami lekcyjnymi, umowami i rachunkami do nich nie przedłożono dokumentacji wskazującej na odbycie większej ilości godzin niż to wynika z dzienników. Tymczasem przytoczone przepisy u.f.p. zobowiązują dotowanego do starannego dokumentowania poniesionych wydatków, w celu rozliczenia dotacji. Powtórzyć należy, że zgodnie z wyżej omówionymi ogólnymi regułami dowodzenia – w razie zastrzeżeń co do sposobu wydatkowania dotacji to nie organ, lecz skarżąca powinna wykazać zarówno poniesienie wydatków jak i ich bezpośredni związek z celami wynikającymi z ustawy u.f.z.o. W rozpatrywanej sprawie skarżąca obowiązkowi temu nie sprostała. Organ zaś przeprowadził obszerne postępowanie, obejmujące nie tylko kontrolę dokumentów, ale także przesłuchał wielu świadków, z zeznań których wynika, że czas ich pracy był odnotowywany w dziennikach lekcyjnych oraz że w zasadzie nie wiedzą, dlaczego ilość godzin w dziennikach lekcyjnych nie odpowiada ilości godzin uwidocznionej na rachunkach do umów zlecenia. Nie potwierdzili też, aby funkcjonował akt wewnętrzny dotyczący wypłaty wynagrodzeń.

Dodatkowe opłaty w przedszkolach publicznych i konkursowych. Dopuszczalne?

Dokumentowanie i podstawa prawna przyznania premii

Najważniejszym elementem, na który zwraca uwagę NSA, jest właśnie prawidłowe dokumentowanie i podstawa prawna wypłaty wyższego świadczenia, wynagrodzenia niż to wynika z treści umowy zawartej z tym pracownikiem.

Regulamin premiowania, regulamin wynagradzania lub pisemna informacja

Dokumentem regulującym zasady przyznawania premii w jednostce oświatowej może być regulamin wynagradzania lub regulamin premiowania. Możemy wyróżnić w nich takie elementy jak premie regulaminowe albo premie uznaniowe. Dokumentem takim może też być pisemna informacja pracodawcy o przyznaniu premii, nagrody, wyróżnienia pracownikowi jednostki oświatowej.

Zmiany w statutach szkół i przedszkoli wrzesień 2022

Premia regulaminowa — regulamin premiowania w szkole lub przedszkolu

Ustanowienie regulaminu w zakresie przyznawania premii regulaminowych pozwala na usystematyzowanie zasad premiowania w szkole lub przedszkolu. Musimy jednak pamiętać, że może to także generować roszczenie pracownika o zapłatę określonej kwoty w momencie spełnienia określonych warunków.

Jeśli np. w regulaminie zostanie zapisane, że za 100% obecności pracownikowi przysługuje premia w wysokości kwoty np. 400 złotych, to po spełnieniu tego warunku pracownik te premie otrzymać musi. Będzie to zatem premia wypłacana, nawet cyklicznie, po spełnieniu określonego w regulaminie warunku.

Premia — motywacja dla pracownika

To pracodawca decyduje o sposobie wynagradzania i metodach motywowania pracowników do wykonywania pracy. Dobrze napisany regulamin, będzie z jednej strony zadowalający dla pracownika, który wie, za jakie zachowanie czy działanie otrzyma wyższe wynagrodzenie, ale też dla pracodawcy, który może się spodziewać spełniania przez pracownika oczekiwań, za które regulamin przewiduje określone świadczenia. Taki regulamin jest również sprawiedliwy, ci pracownicy, którzy wykonują swoją pracę staranniej, otrzymają za te działania stosowne wynagrodzenie.

Stała obsługa prawna dla szkoły, przedszkola

Premia uznaniowa, nagroda finansowana dotacją

W przypadku premii uznaniowej nie wskazujemy z góry wymagań, za których spełnienie, pracownik otrzyma premię. Byłaby to bowiem premia regulaminowa. Istotne jest jednak sporządzenie i przedstawienie pracownikowi dokumentu premiowania, za każdym razem, kiedy taka premia jest wypłacana.

Premia uznaniowa — wzór dokumentu

Przyznanie premii uznaniowej wymaga pisemnego oświadczenia złożonego przez Państwa jako pracodawców. Dokument taki musi również zostać przez pracodawcę podpisany. Może to być np. dokument o następującej treści:

Uprzejmie informuję, że decyzją Pracodawcy została Pani przyznana nagroda pieniężna w wysokości 500 złotych.

lub

Jako pracodawca Zawiadamiam Panią, że została Pani przyznana w kwocie 500 złotych z tytułu wzorowego wypełniania swoich obowiązków, przejawiania inicjatywy w pracy, podnoszenia jej wydajności oraz jakości, w szczególności przez udział w szkoleniach, samokształcenie.

Premia uznaniowa — brak określonych warunków przyznawania

W przypadku premii uznaniowej warunki jej uzyskania nie powinny być przez Państwa jako pracodawców określone. W takiej sytuacji stałaby się ona premią regulaminową. W takim przypadku pracownik może rościć sobie prawa do jej wypłaty, po spełnieniu określonych warunków.

Premia uznaniowa — warunki

Jakie warunki musi spełnić premia, żeby można ją nazwać uznaniową?

  • jest przyznawana wyłącznie swobodną decyzją pracodawcy
  • zapisy w wewnętrznych aktach np. regulaminach lub w umowie o pracę zawierają wyłącznie samą możliwości przyznania premii i nie mogą zawierać konkretnych oraz możliwych do zweryfikowania warunków jej naliczania i wypłacania

Premia uznaniowa — nagroda

Premia uznaniowa jest więc w rzeczywistości nagrodą. Kwestie związane z nagrodami i wyróżnieniami reguluje art. 105 kodeksu pracy.

Pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Katalog nagród jest otwarty

Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika i może zawierać przyczyny przyznania takiej premii wprost przeniesione z treści art. 105 k.p.

Premie uznaniowe i nagrody wypłacane sporadycznie

Pamiętajcie Państwo, że premia uznaniowa, czy też nagroda mogą być wypłacane tylko sporadycznie, przeciwnie będą uznawane za premie regulaminowe. Jak wskazuje SN w wyroku I PSKP 73/21:

Stanowi nadużycie prawa praktyka pracodawcy polegająca na zastrzeganiu sobie możliwości uznaniowego decydowania o przyznaniu i wysokości świadczenia nazwanego „premią uznaniową”, którego to warunki uzyskania były skonkretyzowane i przedstawione pracownikowi, a ponadto wynikały również z przyjętej, wieloletniej praktyki pracodawcy. W orzecznictwie wyjaśniono natomiast, że świadczenie pieniężne nazwane w zakładowych przepisach płacowych (albo w umowie o pracę) „premią uznaniową”, wypłacane pracownikowi systematycznie, w regularnych odstępach czasu, za zwyczajne wykonywanie obowiązków służbowych, a więc w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy (art. 100 § 1 k.p.), w oderwaniu od przesłanek nagrody określonych w art. 105 k.p., jest składnikiem wynagrodzenia za pracę, co oznacza, że pracownikowi przysługuje roszczenie o jego wypłatę.

Dopuszczalna wysokość wypłacanej premii lub nagrody

Nie są mi znane regulacje dotyczące dopuszczalnej wysokości nagrody czy też premii. Warto jednak zachować umiar, nie wypłacać nagród czy premii uznaniowych cyklicznie i pamiętać o dokumentacji.

Premia a kontrola wydatkowania dotacji

Kontrolujący ma prawo zobaczyć dokument, z którego będzie wynikała wypłacona pracownikowi kwota. W przeciwnym razie może pomyśleć, że to pieniądze np. na zwrot pożyczki udzielonej Państwu przez pracownika. W toku kontroli pamiętajcie Państwo o przygotowaniu tych informacji, aby kontrolujący widział, dlaczego wypłacono pracownikami wyższe niż wynikające z treści umowy wynagrodzenie.

Zapraszamy na nasz fanpage, kanał na YouTubeprofil na instagramie