Kontrola dotacji oświatowych — jakie dokumenty dotyczące pracowników mogą być kontrolowane?

Kontrola dokumentacji pracowniczej w ramach kontroli dotacji oświatowych
Kontrola dotacji oświatowych a dokumentacja dotycząca pracowników placówki oświatowej fot.shutterstock

Jakie dokumenty, dotyczące pracowników placówki oświatowej, mogą być kontrolowane w trakcie kontroli prawidłowości pobrania i wydatkowania dotacji oświatowych? W jakim terminie organ prowadzący jest zobowiązany dostarczyć tę dokumentację na życzenie kontrolujących i jakie dane osobowe może przetwarzać osoba uprawniona do kontroli? Kwestie te wyjaśnia mecenas Beata Patoleta specjalistka ds. prawa oświatowego i wsparcia prawnego jednostek oświatowych w całej Polsce.

NASZE  SZKOLENIA
– – – – – – – – – – – – – – –
Efektywne wydatkowanie i prawidłowe rozliczanie dotacji oświatowych
Termin:
18 kwietnia 2024 godz. 16.00
Zakres: Optymalizacja zarządzania środkami z dotacji i rozliczanie wydatków
Zapisy: Wydatkowanie i rozliczanie dotacji >>>
– – – – – – – – – – – – – – –
Organizacyjne aspekty funkcjonowania niesamorządowej jednostki oświatowej
Termin:
24 kwietnia 2024 godz. 16.00
Zakres: Etaty specjalistów, oddziały integracyjne, dni wolne, dotacje, czesne
Zapisy: Funkcjonowanie placówki niesamorządowej >>>
– – – – – – – – – – – – – – –
Standardy ochrony małoletnich w jednostkach oświatowych 2024. Wzór dokumentu
[Dostęp do nagrania szkolenia]

Zapisy: Standardy ochrony małoletnich >>>
– – – – – – – – – – – – – – –

Dokumentacja kontrolowana przez organ dotujący — artykuł 36 uofzo

Zakres dokumentacji kontrolowanej przez organ dotujący, w ramach kontroli prawidłowości pobrania i wydatkowania dotacji oświatowych, reguluje artykuł 36. ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.

Art. 36. 1. Organ dotujący, o którym mowa w art. 15–21, art. 25, art. 26, art. 28–31a i art. 32, może kontrolować prawidłowość pobrania i wykorzystania dotacji udzielonych zgodnie z art. 15–21, art. 25, art. 26, art. 28–31a i art. 32.

2. Osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli mają prawo wstępu do przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek oraz wglądu do prowadzonej przez nie dokumentacji organizacyjnej, finansowej i dokumentacji przebiegu nauczania w związku z przekazaną dotacją, a w przypadku szkół, o których mowa w art. 26 ust. 2 – także do wglądu do list obecności, o których mowa w art. 26 ust. 3, oraz ich weryfikacji.

Aktualizacja kwoty dotacji oświatowych 2024 – kiedy nastąpi?

Dokumenty dotyczące pracowników kontrolowane w trakcie kontroli dotacji

W ramach kontroli dotacji oświatowych sprawdzane mogą być dokumenty bezpośrednio związane z przekazaną placówce dotacją. Wśród dokumentów dotyczących pracowników placówki oświatowej należą do nich:

  • umowa z pracownikiem
  • lista płac
  • potwierdzenia zapłaty wynagrodzenia

Przed kontrolą upewnijcie się Państwo, czy kwota zawarta w umowie podpisanej z pracownikiem odpowiada temu, co w rzeczywistości pracownikowi wypłaciliście i zawarliście w rozliczeniu rocznym dotacji. Lista płac powinna zawierać dane dotyczące środków netto i brutto przekazanych pracownikom. Kontrolujący będzie mógł skalkulować sobie kwoty składek i podatków opłaconych przez Państwa za pracowników.

Ekwiwalent za urlop finansowany dotacją oświatową? Rozstrzygnięcie NSA

Inne dokumenty nie podlegają kontroli organu dotującego

Pozostałe akta osobowe tego pracownika nie będą podlegały kontroli tego organu. Organu, który kontroluje sposób pobrania i wydatkowania dotacji nie powinno interesować, a właściwie to nie ma on kompetencji do tego, żeby weryfikować np. kwalifikacje, żeby żądać okazania dyplomów, suplementów, kursów, szkoleń. To nie jest kompetencja tego organu! Kontrolujący sprawdza jedynie, czy macie Państwo zatrudnionego pracownika, czy macie zawartą z nim umowę — czyli, czy macie podstawę wypłaty wynagrodzenia z pieniędzy przekazanych Wam w ramach dotacji oświatowych.

Kontrolujący w ramach kontroli prawidłowości pobrania i wydatkowania dotacji sprawdzają, czy te pieniądze zostały wydane na zadania jednostki oświatowej. Wynagrodzenia pracowników zawsze będą się w te zadania wpisywać, choćby ci pracownicy nie mieli wystarczających kwalifikacji

Oczywiście dotyczy to jedynie osób uprawnionych do kontroli prawidłowości pobrania i wydatkowania dotacji inne organy, np. kuratorium oświaty są uprawnione do przeprowadzenia kontroli kwalifikacji pracowników. Kompetencje organów nie powinny jednak się „zazębiać”, powinny być odrębne od siebie.

Rozliczanie wydatków z dotacji oświatowych proporcją. Dotacje podstawowe, na Kształcenie Specjalne i WWR

14 dni na udostępnienie dokumentacji

Zgodnie z punktem trzecim artykułu 36 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych organ prowadzący placówkę oświatową ma 14 dni na udostępnienie kontrolującym dokumentów, o które wnioskowali w ramach kontroli dotacji.

3. Przedszkole, inna forma wychowania przedszkolnego, szkoła i placówka udostępnia dokumentację, o której mowa w ust. 2, oraz listy obecności, o których mowa w art. 26 ust. 3, w terminie 14 dni od dnia zwrócenia się przez osobę upoważnioną do przeprowadzenia kontroli o udostępnienie tej dokumentacji.

Kontrola dotacji oświatowych a dane osobowe

Wytyczne odnośnie do danych, które w trakcie kontroli dotacji oświatowych może przetwarzać osoba uprawniona do kontroli, znajdujemy ustępie czwartym artykułu 36. ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.

4. Organ dotujący, o którym mowa w ust. 1 – w związku z przeprowadzaniem kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji przez przedszkola, inne formy wychowania przedszkolnego, szkoły i placówki – przetwarza dane osobowe:
1) dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, uczniów objętych branżowym szkoleniem zawodowym i słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych odpowiednio tych przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek, znajdujące się w dokumentacji, o której mowa w ust. 2,
2) osób fizycznych zatrudnionych, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, w tych przedszkolach, innych formach wychowania przedszkolnego, szkołach lub placówkach oraz osób fizycznych prowadzących przedszkole, inną formę wychowania przedszkolnego, szkołę lub placówkę, jeżeli odpowiednio pełnią funkcję dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki albo prowadzą zajęcia w innej formie wychowania przedszkolnego, w związku z przeprowadzaniem kontroli w zakresie przeznaczania dotacji na wynagrodzenia, o których mowa w art. 35 ust. 1 pkt 1 lit. a i aa oraz ust. 2b
– w tym z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych służących do gromadzenia danych osobowych.

Zapraszamy na nasz fanpage, kanał na YouTubeprofil na instagramie