Zasiłek chorobowy a dotacje – jak prawidłowo rozliczyć?

Naczelny Sąd Administracyjny, uwzględniając skargę w sprawie I GSK 357/23 i wskazując, że są to składniki wynagrodzenia oraz, że jeśli nie ma podwójnego finansowania, to mogą być one finansowane dotacją, potwierdził możliwość rozliczania dotacją zasiłków chorobowych i ekwiwalentów za urlop. Oznacza to, że jeśli mamy nauczyciela, który pozostaje na wynagrodzeniu chorobowym, to kwotę tę możemy finansować ze środków pochodzących z dotacji oświatowych, także z dotacji na Kształcenie Specjalne.

• Rozliczanie zasiłków chorobowych z dotacji – uwaga na podwójne finansowanie
• Metoda kasowa pozwoli uniknąć problemów z rozliczeniem dotacją zasiłków
• Sprawdź jak odzyskać pieniądze z zasiłku jeśli przewyższają składki ZUS

Szkolenia dla niesamorządowych szkół, przedszkoli i żłobków:
————————
12.02.2026 godz. 16.00
Podatki 2026. KSeF oraz formy i zasady opodatkowania w placówkach oświatowych
Zapisy i informacje: Podatki, KSeF, Formy opodatkowania >>>
————————
18.02.2026 godz. 16.00
Dyrektor 2026! SIO, kształcenie specjalne, nowe przepisy, wydatkowanie i rozliczanie dotacji
Zapisy i informacje: Dyrektor: SIO, KS,dotacje >>>
————————
25.02.2026 godz. 16.00
Dokumentacja w placówce oświatowej. Kontrola pobrania i wydatkowania dotacji
Zapisy i informacje: Dokumentacja i Kontrola w placówce >>>
————————

Zasiłek chorobowy z dotacji – na co zwrócić uwagę?

W przypadku wynagrodzenia chorobowego kluczowe jest unikanie podwójnego finansowania z dotacji oświatowej. Jeśli macie Państwo naliczone składki za ZUS np. w kwocie 18 000, ale zapłaciliście pracownikom 10 000 złotych wynagrodzeń chorobowych, to do rozliczenia dotacji przyjmujecie 8 0000 składki ZUS i wypłacone 10000 złotych. Nie możecie natomiast przyjąć do rozliczenia dotacją 18 000 składki ZUS i dodatkowo 10 000 wynagrodzeń wypłaconych pracownikom. Jest to jeden z częstszych błędów, które zdarza się Państwu popełniać.

Wynagrodzenie chorobowe – jak działa ten mechanizm?

Kto wypłaca pieniądze? Wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni choroby lub 14 dni w przypadku pracowników 50+, płaci zawsze pracodawca z własnych środków. To wynagrodzenie chorobowe zawsze rozliczacie Państwo dotacją, jeśli wynagrodzenie tego pracownika rozliczacie dotacją. Zasiłek chorobowy od 34 lub 15 dnia w przypadku pracowników 50+ wypłaca ZUS. W przypadku tych z Państwa, którzy mają powyżej 20 pracowników, to pracodawca wypłaca te pieniądze w imieniu ZUS. Zatem jeśli wypłacacie pracownikowi te pieniądze, to rozliczacie dotacją to, co zostało zapłacone .

Pomniejszenie składki ZUS do rozliczenia dotacją

Jak działa mechanizm pomniejszania składek ZUS? Pracodawca nie czeka na przelew z ZUS, aby wypłacić pracownikowi zasiłek – oblicza kwotę zasiłku należną pracownikowi i wypłaca ją pracownikowi w terminie wypłaty wynagrodzenia. Przygotowując miesięczną deklarację rozliczeniową (ZUS DRA), pracodawca odejmuje wypłacone zasiłki od łącznej kwoty składek na ubezpieczenia społeczne, które powinien przelać do ZUS. Ostatecznie dotacją rozlicza tę pomniejszoną kwotę składek.

Przykład: Jeśli szkoła musi wpłacić do ZUS 10 000 złotych składek, a wypłaciła pracownikom 3 000 zł zasiłków, to faktyczny przelew do ZUS wyniesie tylko 7 000 złotych. W tym przypadku zarówno 3 000 wypłacone pracownikom, jak i 7 000 przelane do ZUS rozliczamy dotacją.

Błędne rozliczanie zasiłku chorobowego dotacją

Najczęstszym Państwa błędem jest to, że rozliczacie dotacją zarówno 10 000 jak i 3 000 – to jest nieprawidłowe, ponieważ dwa razy rozliczacie zasiłki, które wypłaciliście. Zachodzi tutaj przypadek podwójnego finansowania.

Zasiłki wyższe niż składki – co robić

Co w sytuacji, gdy wypłacane zasiłki są wyższe niż składki? Jeśli w danym miesiącu kwota wypłaconych zasiłków przekracza wartość składek, które pracodawca powinien wpłacić, może on:

• pomniejszyć składki w kolejnym miesiącu
• złożyć wniosek o zwrot nadpłaty na rachunek bankowy firmy

Pamiętajcie Państwo, że jeśli składamy wniosek o zwrot, to tej zwracanej kwoty przez ZUS nie rozliczamy dotacją. Trzymanie się zasady kasowej ułatwi Państwu zrozumienie tego zagadnienia.

O czym trzeba pamiętać

Pracodawca może rozliczać w deklaracjach tylko zasiłki (np. chorobowy, macierzyński, opiekuńczy).
Wynagrodzenia chorobowego (za pierwsze 33 dni) nie można odliczyć od składek ZUS, ponieważ jest ono kosztem pracodawcy, ale będzie rozliczane dotacją.

Zapraszamy na nasz fanpage, profil na instagramie i kanał na YouTube