Uzupełnianie danych w SIO 15 czerwca i 30 września a wypłata dotacji oświatowych

Organ prowadzący szkołę lub przedszkole ma obowiązek uzupełnić dane o uczniach i nauczycielach w Systemie Informacji Oświatowej na dzień 15 czerwca i dzień 30 września. Do 30 września ma również obowiązek przekazania organowi dotującemu informacji o planowanej liczbie uczniów. Czy niedopełnienie tych obowiązków może wpłynąć na wypłatę dotacji? Co z placówkami, które rozpoczynają działalność po 30 września? Czy placówka otrzymuje dotację na podstawie tych danych, czy na podstawie rzeczywistej liczby uczniów? Na jakiej podstawie gminy otrzymują korektę kwoty potrzeb oświatowych wynikającą z różnicy liczby uczniów zgłoszonych do 15 czerwca a rzeczywistą liczbą uczniów? Wyjaśnia mecenas Beata Patoleta – specjalistka ds. prawa oświaty niesamorządowej.

• Dotacje wypłacane są placówce po spełnieniu trzech warunków ustawowych
• 15 czerwca i 30 września kluczowe daty – dane w SIO i planowana liczba uczniów
• Placówki rozpoczynające działalność po 30 września zwolnione z obowiązku wypełniania danych
• Placówki rozpoczynające działalność 1 września – obowiązek podania danych na 30 września
• Błędne dane w SIO nie wpływają na wypłatę dotacji oświatowych
• Gmina odzyska pieniądze po korekcie kwoty potrzeb oświatowych

Nasze szkolenia:
————————
18.11.2025 g. 16.00
Edukacja Domowa – Vademecum 2025/2026
Wszystko o Edukacji Domowej. Zasady, nauczyciele, specjaliści, kształcenie specjalne, kontrola
Zapisy i informacje: 18.11. Wszystko o Edukacji Domowej
————————
27.11.2025 g. 16.00
Kompendium 2025/26. Wszystko o dotacjach i kontroli dotacji oświatowych
Wszystko o wydatkowaniu, rozliczaniu i kontroli dotacji oświatowych
Zapisy i informacje: 27.11 Wszystko o dotacjach oświatowych
————————

Jakie są warunki przekazania dotacji oświatowej?

Warunki przekazania placówce dotacji reguluje art. 33 w ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Dane o których mowa, które powinniście Państwo przekazać do SIO, to dane z art. 50 ust. 1 pkt 1 czyli zestawienia zawierające dane dotyczące liczby uczniów i liczby etatów nauczycieli. Dane te są niezbędne do dokonania podziału kwoty potrzeb oświatowych między poszczególne jednostki samorządu terytorialnego.

1) organ prowadzący przedszkole, inną formę wychowania przedszkolnego, szkołę oraz placówkę, o której mowa w art. 2 pkt 6-8 ustawy – Prawo oświatowe, przekaże organowi dotującemu informację o planowanej liczbie odpowiednio dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych lub słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych, nie później niż do dnia 30 września roku bazowego

Tutaj rokiem bazowym dla roku 2026 jest rok 2025. Jest to tzw. wniosek o dotacje. Dlatego też, aby otrzymać dotacje od stycznia 2026, należy zarejestrować jednostkę oświatową, otrzymać wpis do ewidencji placówek przed 30 września roku bazowego. Chodzi o to, żeby możliwe było złożenie wniosku, informacji o planowanej liczbie uczniów do 30 września.

2) przedszkole, inna forma wychowania przedszkolnego, szkoła oraz placówka, o której mowa w art. 2 pkt 6-8 ustawy – Prawo oświatowe, przekażą dane (tu uwaga – zarówno dane o liczbie uczniów, jak i nauczycieli) do systemu informacji oświatowej według stanu na dzień 15 czerwca roku bazowego oraz na dzień 30 września roku bazowego.

7-latek w przedszkolu? Odroczenie spełniania obowiązku szkolnego – zasady

Rozpoczęcie działalności po 30 września. Co z dotacją?

Zgodnie z art. 33 ust. 3 u.f.z.o. przepisu art. 33 ust. 1 pkt 2 u.f.z.o., czyli obowiązku przekazania danych do SIO 15 czerwca i 30 września, nie stosuje się do szkół, przedszkoli, placówek, które rozpoczynają działalność po dniu 30 września roku bazowego i uzyskały, do dnia 30 września roku bazowego, wpis do ewidencji. Oznacza to, że jeśli jednostka rozpocznie swoją działalność po 30 września np. 1 października, ale wpis do ewidencji otrzymała do 30 września i złożyła wniosek z planowaną liczbą uczniów na rok 2026, to dotacje otrzyma, mimo że nie wypełniła SIO w czerwcu i wrześniu. W kłopotliwej sytuacji będą te podmioty, które działalność rozpoczynają wcześniej np. od 1 września.

Rozpoczęcie działalności szkoły, przedszkola od 1 września a dotacje – interpretacja MEN

Co z obowiązkiem przekazania danych do SIO 15 czerwca i 30 września w przypadku placówek, które rozpoczynają działalność 1 września? Czy otrzymają dotację, mimo iż nie były w stanie przekazać danych na dzień 15 czerwca roku bazowego? Na wniosek OZNP [Ogólnopolskie Zrzeszenie Placówek Niepublicznych] wystąpiłam z wnioskiem do MEN o udzielenie interpretacji w tym zakresie. Men wskazuje „z uwagi na to, że działalność zostanie rozpoczęta od dnia 1 września 2025 r., to dopiero od tego dnia będzie miała obowiązek przekazywania danych do SIO. Nie ma możliwości przekazania danych według stanu na 15 czerwca 2025 r. w związku z tym, że szkoła lub placówka nie prowadziła na ten czas działalności. Nie ma także możliwości przekazania informacji dotyczących nadchodzącego roku szkolnego. Powyższe oznacza, że jeżeli niepubliczna szkoła lub placówka oświatowa, która rozpoczyna działalność 1 września 2025 r., ma mieć gwarancję uzyskania dotacji od roku budżetowego 2026, to jej organ prowadzący musi przekazać planowaną liczbę uczniów w roku 2026 nie później niż do 30 września 2025 r. oraz szkoła musi przekazać dane do SIO według stanu na dzień 30 września 2025 r. (brak technicznej możliwości przekazania przez szkołę do SIO innych danych przed terminem rozpoczęcia działalności). Niemniej jednak, dostrzegając problem z interpretacją przepisu art. 33 ust. 3 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, ministerstwo jak najszybciej podejmie kroki legislacyjne, aby przepis ten został znowelizowany.

Dotacja należna jest na rzeczywistą liczbę uczniów

Przepis nakazuje przekazanie danych do Systemu Informacji Oświatowej i planowanej liczby uczniów organowi dotującemu. Nie oznacza to, że jeśli np. wg stanu na 30 września, czy też 15 czerwca liczba uczniów wynosi np. 50, a od stycznia będzie wynosiła 100, to na tych 100 nie otrzymacie Państwo dotacji. Dotacja wypłacana jest stosowanie do art. 34 ust. 2 na każdego ucznia będącego w danym miesiącu uczniem danej placówki oświatowej. Dane wprowadzane do SIO są jedynie wartością przeliczeniową dla jednostek samorządu terytorialnego do obliczenia kwoty potrzeb oświatowych.

Kwalifikacje Pedagoga Specjalnego. Przepisy obowiązujące od 28 sierpnia 2025

Błędne wprowadzenie danych do SIO a dotacje oświatowe

Błędne, co do liczby uczniów lub etatów nauczycieli, wprowadzenie danych do SIO, pod warunkiem jednak ich wprowadzenia w ogóle, nie oznacza, że dotacji Państwo nie otrzymacie. W doktrynie słusznie zwraca się uwagę, że dane do systemu informacji oświatowej nie muszą być poprawne. Niezgodność tych danych może mieć później wpływ na ewentualną odpowiedzialność osoby prowadzącej jednak nie można uzależniać wypłaty dotacji od prawidłowego wprowadzenia tych danych.

Dlaczego gminy robią problemy? Oczywiście chodzi o pieniądze

Obecnie, jak Państwo więcej niema już pojęcia części oświatowej subwencji ogólnej, a ustawa o dochodach jednostek samorządu terytorialnego ustala pojęcie potrzeb oświatowych. Analogicznie do poprzednich lat kwota potrzeb na ucznia jest wyliczana z uwzględnieniem:

– finansowego standardu A
– podziału łącznej kwoty potrzeb oświatowych na ucznia przeliczeniowego
– oraz wskaźnika korygującego dla danej jednostki samorządu terytorialnego – Di.
O tych elementach mówiłam w trakcie ubiegłotygodniowego spotkania dotyczącego aktualizacji kwot dotacji oświatowych i obliczania należnej kwoty dotacji.

Rzecz w tym, na podstawie jakich danych przyjmuje się liczbę uczniów, na których dla danej gminy będzie obliczona kwota potrzeb oświatowych. Podziału tych pieniędzy pomiędzy poszczególne gminy dokonuje się z uwzględnieniem między innymi:
– liczby uczniów, słuchaczy i wychowanków odpowiednio w szkołach podstawowych, szkołach ponadpodstawowych, szkołach artystycznych, szkolnych schroniskach młodzieżowych oraz jednostkach systemu oświaty, o których mowa w art. 2 pkt 4, 6–8 i 11 u.p.o., oraz liczby słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych,
– liczby dzieci objętych wychowaniem przedszkolnym w przedszkolach, oddziałach przedszkolnych zorganizowanych w szkołach podstawowych i innych formach wychowania przedszkolnego,
– liczby dzieci objętych wychowaniem przedszkolnym w przedszkolach niebędących przedszkolami specjalnymi i oddziałach przedszkolnych zorganizowanych w szkołach podstawowych niebędących szkołami specjalnymi oraz liczby uczniów w szkołach niebędących szkołami specjalnymi, w związku z zatrudnieniem nauczycieli, o których mowa w art. 42d ust. 1 KN, w łącznej liczbie etatów nauczycieli, o której mowa w art. 42d ust. 3 KN,

15 czerwca – dane do podziału kwoty potrzeb oświatowych

Przepisem art. 68 pkt 1 u.d.j.s.t. zmieniono brzmienie art. 50 ust. 1 i 2 ustawy z 15.04.2011 r. o systemie informacji oświatowej. W wyniku dokonanych zmian ustalono, że dniem, który będzie uwzględniany przy sporządzaniu zestawienia zawierającego dane dotyczące liczby uczniów i liczby etatów nauczycieli, niezbędnych do dokonania podziału kwoty potrzeb oświatowych między poszczególne jednostki samorządu terytorialnego, jest dzień 15 czerwca. Zestawienia te są udostępniane w bazie danych SIO jednostkom samorządu terytorialnego. Powyższe oznacza, że kwota potrzeb oświatowych dla gmin liczona jest na podstawie danych z 15 czerwca. Tylko na rok 2025 dane te liczono na podstawie danych wg stanu na dzień 15.05.2024 r.. Jednak nawet jeśli jednostka oświatowa nie podała danych wg stanu na 15 czerwca, choćby dlatego, że nie istniała, to i tak gmina otrzyma wyrównanie, tyle że po dwóch latach. Otrzymana kwota potrzeb oświatowych poddawana jest bowiem korekcie!

Korekta kwoty potrzeb oświatowych dla gmin

Z czego wynika możliwość korekty, czyli przekazania gminie zwiększonej kwoty potrzeb oświatowych? W terminie do dnia 30 czerwca roku następującego po roku bazowym (czyli dwa lata przed rokiem budżetowym, dla roku 26 rokiem bazowym będzie rok 2024) ponownie obliczana jest kwota potrzeb oświatowych jednostek samorządu terytorialnego za rok bazowy. Porównuje się potrzeby finansowe z obliczonymi ponownie potrzebami finansowymi i ustala różnicę między tymi kwotami. Wówczas minister oświaty do dnia 15 lipca roku następującego po roku bazowym (czyli w naszym przykładzie do 15 lipca 2025) podaje informację o różnicy. Jeżeli kwota różnicy jest: dodatnia to gmina w kolejnej kwocie potrzeb otrzyma mniejszą kwotę, jeśli ujemna to większą. Zatem gmina, tak czy owak, otrzyma należną jej kwotę. Zgodnie z przepisem art. 34 ust. 3 pkt 1 u.d.j.s.t., środki rezerwy mogą być przeznaczone dla jednostek samorządu terytorialnego realizujących zadania bieżące lub inwestycyjne w obszarze oświaty, w szczególności w przypadku wzrostu zakresu zadań oświatowych w stosunku do zakresu zadań przyjętego do obliczenia potrzeb oświatowych na rok budżetowy. W przypadku tych z Państwa, którzy borykacie się z tym problemem, warto gminie zwrócić uwagę na treść wskazanego przepisu.

Zapraszamy na nasz fanpage, profil na instagramie i kanał na YouTube