Kontrola w przedszkolu lub szkole. Czy jest obowiązek kopiowania dokumentów?

Organ dotujący, czyli właściwa jednostka samorządu terytorialnego (gmina lub powiat) ma prawo kontrolować prawidłowość pobrania i wykorzystania dotacji. Celem realizacji tego uprawnienia jednostka samorządu terytorialnego posiada przyznane ustawą uprawnienia, które mają pozwolić jej na kontrolę prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji. Czy jednak osoby przeprowadzające kontrolę mają prawo żądać od placówki dostarczenia kopii kontrolowanych dokumentów?

– NASZE  SZKOLENIA –
– – – – – – – – – – – – – – –
Kontrola kuratorium i nadzór nad niesamorządowymi jednostkami oświatowymi
Termin: 8 maja 2024 godz. 16.00
Zakres: Kontrola z kuratorium, nadzór pedagogiczny, uprawnienia, obowiązki
Zapisy: Kontrola kuratorium i nadzór >>>
– – – – – – – – – – – – – – –
Aktualizacja dotacji oświatowych i roszczenia ws. błędnie naliczonej kwoty dotacji
Termin: 22 maja 2024 godz. 16.00
Zakres: Aktualizacja dotacji, podstawy prawne, poprawność stawki dotacji
Zapisy: Aktualizacja i roszczenia >>>
– – – – – – – – – – – – – – –
Standardy ochrony małoletnich w jednostkach oświatowych 2024. Wzór dokumentu
[Dostęp do nagrania szkolenia]
Zapisy: Standardy ochrony małoletnich >>>
– – – – – – – – – – – – – – –

Uprawnienia kontrolujących

Zgodnie z art. 36 ust. 2 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych do uprawnień kontrolujących należy:

• prawo wstępu do przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek
• prawo wglądu do prowadzonej przez przedszkola, inne formy wychowania przedszkolnego, szkoły i placówki dokumentacji organizacyjnej, finansowej i dokumentacji przebiegu nauczania w związku z przekazaną dotacją
• w przypadku szkół policealnych – także wglądu do list obecności.

Kopiowanie? Nie można rozszerzać katalogu uprawnień

Przepis art. 36 ust. 2 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych precyzyjnie określa katalog uprawnień organu dotującego w trakcie prowadzonej kontroli. Katalog ten nie może być w sposób rozszerzający modyfikowany na podstawie uchwały Rady Gminy ustalającej tryb udzielania i rozliczania dotacji oraz tryb przeprowadzania kontroli, a zwłaszcza Rada Gminy nie może kontrolującym przyznać uprawnienia, a nałożyć na beneficjenta dotacji obowiązku w postaci sporządzania skanów dokumentów organizacyjnych, finansowych i przebiegu nauczania lub kserokopii tych dokumentów.

Zobacz także: 

• Jak zweryfikować wysokość wypłacanej dotacji oświatowej? [WZÓR WNIOSKU]
• Dotacja oświatowa dla przedszkola w wakacje
• Żłobki. Dotacje jedynie na dziecko obecne w placówce?

Nie ma obowiązku kopiowania lub skanowania dokumentów

Wielokrotnie w toku postępowań kontrolnych osoby przeprowadzające kontrolę formułują takie żądania wobec podmiotów kontrolowanych, żądając przekazania skanów dokumentów lub ich kserokopii. Osoba prowadząca niepubliczne przedszkole lub szkołę nie jest zobowiązana do realizacji takiego wezwania. Przepis art. 36 ust. 2 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych zapewnia kontrolującym jedynie prawo wglądu do dokumentacji organizacyjnej, finansowej i dokumentacji przebiegu nauczania w związku z przekazaną dotacją. Nie daje on jednostce samorządu terytorialnego uprawnienia do żądania przekazania kopii tych dokumentów lub ich skanów. Nie ulega wątpliwości, że dla osoby prowadzącej daną jednostkę systemu oświaty taki obowiązek byłby niezmiernie trudny do wykonania i wiązałby się z koniecznością poświęcenia znacznego nakładu pracy, którą winien wykonać organ kontrolujący, a nie kontrolowany.

Kto może przeprowadzać kontrolę wydatkowania dotacji z ramienia gminy

Uchwały nakazujące kopiowanie – niezgodne z ustawą

Podobnie należy pamiętać, że uchwała Rady Gminy nakładająca na kontrolowanego taki obowiązek pozostaje niezgodne z przepisami rangi ustawowej, a taki zapis winien zostać uznany za nieważny.

Zapraszamy na fanpage Kancelarii Adwokackiej Adwokat Beata Patoleta