Co TRZEBA wiedzieć o kontroli dotacji oświatowych
Z jakim wyprzedzeniem organ dotujący musi zapowiedzieć kontrolę pobrania i wydatkowania dotacji oświatowych? Jakie informacje musi zawierać takie powiadomienie o kontroli i kto może takie postępowanie kontrolne przeprowadzać? Jakie dokumenty mogą być kontrolowane, a jakie nie? O kontroli dotacji oświatowej i tym, co organ prowadzący MUSI wiedzieć w takiej sytuacji, opowiedziała mecenas Beata Patoleta.
- Kontrola Dotacji Oświatowych – podstawa prawna art. 35 uofzo
- Kontrola nie może pojawić się w placówce „z zaskoczenia”
- Placówka ma 14 dni na przygotowanie dokumentacji do kontroli
- Kontrolę może przeprowadzać jedynie osoba upoważniona przez organ dotujący
- Musi być określony zakres kontroli i kontrolowany okres
- Kontrola dotacji nie dotyczy kwalifikacji nauczycieli – to kontroluje Kurator
Zapraszamy na nasze szkolenia
——
13 maja 2026 g. 16.00
Dokumentacja w placówce oświatowej a bezpieczne rozliczanie dotacji
Statuty, regulaminy, faktury, umowy, premie, nagrody…
Zapisy | Dokumentacja w placówce: niezbędna, przydatna, niepotrzebna >>>
——
21 maja 2026 g. 16.00
Awans zawodowy nauczyciela – zasady, stopnie awansu, zadania
Zasady, zadania, obowiązek realizacji awansu nauczyciela…
Zapisy | Awans zawodowy nauczyciela w oświacie niepublicznej >>>
——
26 maja 2026 g. 16.00
Tworzenie Statutu, umów, IPET i WOPFU krok po kroku z mec. Patoletą (+ WZORY)
Bezpieczny Statut i szczelne umowy z mecenas Patoletą + szablony dokumentów
Zapisy | Wzorcowe statuty, aneksy do umów i IPET w Twojej placówce >>>
——
Podstawa prawna – artykuł 36 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych
Podstawę prawną w przypadku kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji stanowi artykuł 36 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. W tym przepisie znajdziecie Państwo wszystkie informacje dotyczące tego, jak kontrola powinna wyglądać i czego mogą od Państwa wymagać kontrolujący Was urzędnicy.
Czy kontrola może przyjść „z zaskoczenia”?
Oczywiście kontrolujący nie mogą pojawić się w placówce „z zaskoczenia”. Wcześniej ustawa o systemie oświaty nie do końca regulowała te kwestie, ale aktualnie artykuł 36 uofzo dokładnie reguluje termin zapowiedzenia kontroli prawidłowości pobrania i wydatkowania dotacji oświatowych. „Przedszkole, inna forma wychowania przedszkolnego, szkoła i placówka udostępnia dokumentację, oraz listy obecności, w terminie 14 dni od dnia zwrócenia się przez osobę upoważnioną do przeprowadzenia kontroli o udostępnienie tej dokumentacji”. Teoretycznie informację o kontroli, możecie Państwo dostać z dnia na dzień, ale nie macie Państwo obowiązku okazania dokumentacji do kontroli – macie na to 14 dni od momentu poinformowania Was o kontroli.
Festyny, wydarzenia artystyczne i religijne finansowane dotacją?
Okazanie upoważnienia do kontroli
Osoba, która ma przeprowadzać kontrolę prowadzić, musi okazać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli dotacji z ramienia organu dotującego. Na podstawie takiego upoważnienia weryfikujecie Państwo czy dana osoba jest upoważniona do przeprowadzenia kontroli i wstępu do placówki oświatowej. „Osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli mają prawo wstępu do przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek oraz wglądu do prowadzonej przez nie dokumentacji organizacyjnej, finansowej i dokumentacji przebiegu nauczania w związku z przekazaną dotacją, a w przypadku szkół także do wglądu do list obecności oraz ich weryfikacji”.
Określenie zakresu kontroli dotacji
Osoba upoważniona do kontroli powinna też poinformować Państwa o jej zakresie. Chodzi o to, jaki okres będzie kontrolowany i zakres kontroli – czy będzie ona związana z kontrolą pobrania i wydatkowania dotacji, czy może będzie dotyczyła tylko pobrania, lub jedynie wydatkowania. Pamiętamy oczywiście, że w tym roku [2026] kontrola może dotyczyć maksymalnie roku 2021.
Wszczęcie postępowania i podstawa prawna
Organ działa tylko i wyłącznie na podstawie i w granicy prawa, czyli nie może działać bez podstawy prawnej. Zwracajcie Państwo na to uwagę – bezwzględnym warunkiem prowadzenia postępowania jest poinformowanie o wszczęciu tego postępowania i podanie podstawy prawnej. Musi być informacja, że zostaje wszczęte jakieś postępowanie administracyjne i dopiero wówczas organ może podejmować czynności tym postępowaniem objęte.
Stworzenie IPET a prawidłowość pobrania dotacji
Kontrola dotyczy konkretnego roku budżetowego
Organ oczywiście nie ma pełnej dowolności i jest ograniczony przepisami prawa. Kontrola musi dotyczyć konkretnego roku budżetowego, jeśli kontrolujemy 2021 to nie 2022, czy 2020. Postępowanie kontrolne powinno też być prowadzone w rozsądnym czasie, choć tutaj nie ma przepisów i tu odsyłam Państwa do uchwał lokalnego samorządu. Te uchwały są kontrolowane przez wojewódzkie sądy administracyjne.
Co może być kontrolowane
Kontroli podlega dokumentacja organizacyjna, finansowa i dokumentacja przebiegu nauczania. Jaka to jest dokumentacja? Jest to między innymi: statut placówki, regulaminy, faktury, rachunki, potwierdzenia płatności i dokumenty przebiegu nauczania w związku z przekazaną dotacją np. dzienniki. Przypominam, że niepubliczne jednostki oświatowe nie mają obowiązku prowadzenia dzienników. Macie Państwo jednak obowiązek realizowania podstawy programowej, w związku z czym prowadzicie dzienniki po to, żeby wykazać realizowanie podstawy programowej. Przypominam również, że w przypadku szkół, o których mowa w artykule 26 ustęp 2, czyli tych, w których nie jest realizowany obowiązek szkolny lub obowiązek nauki, kontrolujący mają prawo również do wglądu do list obecności oraz do ich weryfikacji, ale w trakcie kontroli, a nie ad hoc. Kontroli podlegają również umowy z pracownikami, także umowy zlecenia. Przypominam też przy okazji umów zlecenia zlecenia – godzina za godzinę przepracowaną, prawda? Więc proszę sobie to precyzyjnie w umowie określić. Przypominam też o limicie wynagrodzenia finansowanego dotacją – on obowiązuje zawsze.
Opisywanie faktur a poprawność wydatkowania dotacji
Opisywać faktury i rachunki, czy ich nie opisywać? Osobiście polecam, żebyście państwo choćby dla siebie je opisywali opisywali. Można sobie wyobrazić, że po kilku latach nie będziecie Państwo pamiętać, po co kupiliście jakieś urządzenie albo artykuły spożywcze, a mogły one być związane z realizacją zadań placówki. Natomiast sam błąd w opisie faktury albo nieopisanie tej faktury tak, jak jest w uchwale, nie stanowi, samo w sobie, o nieprawidłowym wykorzystaniu dotacji.
Ważne – potwierdzenie dokonania wydatku
Wraz z fakturami i rachunkami musimy również mieć dokumenty potwierdzające dokonanie danego wydatku, realizację zapłaty. Będzie to potwierdzenie przelewu albo adnotacja, że zapłacono gotówką w przypadku wydatków gotówkowych. Pamiętajcie Państwo, że przelew musi się zamykać w obrębie danego roku budżetowego, bo dotacje wykorzystujemy w danym roku budżetowym, od 1 stycznia do 31 grudnia. Oczywiście możemy mieć jakąś zaległą fakturę z zeszłego roku i zapłacić ją w bieżącym roku, ale musimy wydać w danym roku tyle pieniędzy, ile ich dostaliśmy.
Kontrola nie dotyczy kwalifikacji nauczycieli
Kontrola dotyczy prawidłowości pobrania i wydatkowania dotacji, a zatem nie dotyczy kwalifikacji nauczycieli. Dlatego też nie pokazujemy kwalifikacji nauczycieli kontrolującym. Kto ocenia kwalifikacje? Oczywiście kuratorium oświaty, a organy nie mogą przywłaszczać sobie kompetencji innego organu.
Zapraszamy na nasz fanpage, profil na instagramie i kanał na YouTube
