Błędy w dokumentacji szkół i przedszkoli – umowy z kontrahentami

Mecenas Beata Patoleta wyjaśnia, jakie są najczęstsze błędy, które pojawiają się w dokumentacji dotyczącej rozliczania dotacji oświatowej. Dlaczego kontrola kwestionuje zasadność niektórych umów, jakie podpisujecie Państwo ze swoimi kontrahentami? Zobacz, na co zwrócić szczególną uwagę przy tworzeniu i podpisywaniu umów w imieniu niesamorządowej szkoły lub przedszkola.
- Działalność oświatowa nie jest działalnością gospodarczą
- Treść umowy a wydatkowanie dotacji oświatowych
- Jakie błędy występują w umowach z biurami rachunkowymi
- Ważne! Placówka oświatowa w komparycji umowy z kontrahentem
- Jak tworzyć umowy szkół i przedszkoli ze specjalistami
Dokumentacja w przedszkolu niepublicznym. Dokumenty niezbędne i przydatne
— NASZE SZKOLENIA —
———————————–
Szkolenie 12.02.2025 g. 16.00
Dotacje na Kształcenie specjalne i WWR 2025. Dokumentacja w placówce oświatowej
Zapisy na szkolenie i informacje >>>
———————————–
Szkolenie 20.02.2025 g. 16.00
Poradnik dyrektora placówki oświatowej i instytucji opiekuńczej 2025. Wzory dokumentów
Zapisy na szkolenie i informacje >>>
———————————–
Działalność oświatowa nie jest działalnością gospodarczą
Zacznijmy od tego, że prowadzenie działalności oświatowej, zgodnie z artykułem 170 ustawy Prawo Oświatowe, nie jest prowadzeniem działalności gospodarczej. Mimo to bardzo często wskazujecie Państwo, że jesteście przedsiębiorcami. Beata Patoleta: na przykład w trakcie rozmów ze mną dotyczących zmiany organu prowadzącego mówicie „no dobrze, ale ja jestem przedsiębiorcą, czyli ja tutaj, jako przedsiębiorca, realizuję pewne elementy i zawieram umowy. Takie podejście jest właśnie jednym z błędów, z którymi borykamy się później i wyjaśniamy te kwestie na etapie kontroli. Jest to też bardzo częste w postępowaniach, w których Państwa reprezentujemy.
Jak założyć przedszkole, szkołę lub inną jednostkę oświatową? O czym pamiętać?
Nie jesteście Państwo przedsiębiorcami
Założenie, że Państwo jesteście przedsiębiorcami, które niestety gdzieś tam z tyłu głowy Wam przyświeca, należy „Wrzucić”! Tylko podmioty, które prowadzą opiekę nad dziećmi do lat 3, są przedsiębiorcami. Natomiast jeżeli prowadzicie Państwo szkołę, przedszkole, poradnię … jakąkolwiek inną jednostkę oświatową, to Państwo, w tym zakresie, przedsiębiorcą nie jesteście!
Treść umowy a wydatkowanie dotacji oświatowych
Dlaczego o tym mówię? Dlatego, że artykuł 35 wskazuje, że dotacje możecie wydać na wszystkie wydatki bieżące placówki. Ustawodawca w artykule 35. w ustępie 1 punkt „b” wskazuje, że w tym również na zadania organu prowadzącego. Są one określone w artykule 10 ustęp 1 ustawy Prawo oświatowe. Muszą to być jednak zadania organu prowadzącego w ramach prowadzonej przez ten organ jednostki oświatowej!
Szkoła, przedszkole – błędy w umowach z biurami rachunkowymi
Gdzie zatem jest wspomniany błąd? Spojrzyjcie Państwo np. na swoje umowy z biurami rachunkowymi. Bardzo często wysyłają one do Państwa formularz umowy, który nie jest dostosowany do sytuacji jednostki oświatowej. Co możemy z takiej umowy wyczytać? Np. że jest to umowa zawarta pomiędzy biurem a Janem Kowalskim prowadzącym działalność gospodarczą. Często poza działalnością oświatową, macie też Państwo wpis do centralnej ewidencji działalności gospodarczej. Co znajdziemy w zapisach takiej umowy? Prowadzenie obsługi księgowej, dokumentacja pit, książka przychodów i rozchodów. Czyja? Oczywiście tego przedsiębiorcy. Mimo iż w założeniu podpisujecie Państwo umowę na obsługę działalności oświatowej, to z umowy wynika coś zupełnie innego. W trakcie kontroli musicie Państwo często wyjaśniać, że umowa taka nie dotyczy działalności gospodarczej, a właśnie placówki oświatowej. Tylko co dadzą takie wyjaśnienia, skoro umowa mówi coś zupełnie innego.
Dłuższa nieobecność dziecka w przedszkolu a zwrot dotacji oświatowych
Placówka oświatowa w komparycji umowy z kontrahentem
Pamiętajcie Państwo o tym, żeby w komparycji umowy wpisać, że to jest umowa w zakresie obsługi księgowej i kadrowej, zawarta między biurem a jednostką oświatową np. Szkołą Podstawową numer 1, dla której organem prowadzącym jest Jan Kowalski. Komparycja umowy to właśnie oznaczenie stron umowy. W takiej sytuacji nie będzie wątpliwości, czego i kogo dotyczy umowa. Nie będziecie Państwo musieli wyjaśniać, że ta umowa nie dotyczy prowadzonej przez Was działalności gospodarczej.
Umowy szkół i przedszkoli ze specjalistami
Zwracajcie Państwo szczególną uwagę na to, w jaki sposób zawarte są Wasze umowy. Dotyczy to absolutnie wszystkich umów, także tych, które zawieracie Państwo np. ze specjalistami, jeśli prowadzą oni działalność gospodarczą. Trzeba szczegółowo określić, co taki specjalista robi, jakie otrzymuje wynagrodzenie, co wchodzi w skład jego wynagrodzenia, określić jego obowiązki, w tym między innymi te związane z prowadzeniem dziennika zajęć itd..
Dotacja oświatowa a wakacje. Czy należy się za czas kiedy dziecko nie pojawia się w placówce?
Sprawdźcie Państwo swoje umowy i poprawcie błędy
Przejrzyjcie Państwo, bardzo proszę, swoje umowy i zerknijcie, czy są zawarte w sposób prawidłowy. Jeśli nie, zwrócicie kontrahentowi na to uwagę i poprawcie je tak, żeby odzwierciedlały rzeczywisty stan.